¿Y después qué? Los planes de contingencia (Fase 4) (04/04/2020)
En nuestra serie de publicaciones referidas a la planificación después de la crisis del COVID19, hoy abordamos la última fase: los planes de contingencia.
Los planes de contingencia tienen en cuenta que las previsiones que hemos llevado a cabo en los planes puedan incumplirse por cualquier causa y planifica lo que haremos en ese caso.
Los planes de contingencia son vitales, porque una vez retomada la actividad las situaciones se producen a toda velocidad, (los gastos, costes, pagos y problemas llegan en cascada) y deberemos estar preparados para tener las alternativas estudiadas.
¿En qué debe consistir nuestro plan de contingencia?
El plan debe revisar las conclusiones de la totalidad de nuestro plan en sus distintas fases y evaluar en qué se alteraría el plan si las cosas no son como las hemos previsto. Entre otros aspectos y revisando los planes realizados, debemos responder a las siguientes cuestiones: ¿qué haremos si….? (debajo de cada cuestión posibles soluciones alternativas)
- Las personas claves en cada fase de incorporación no pueden incorporarse por cualquier motivo.
o Hay que encontrar quién los sustituirán.
- El número de personas que tenemos pensado incorporar en un proceso, departamento o puesto en concreto, no se pueden incorporar.
o Hay que buscar la sustitución del producto/servicio que debían fabricar/prestar estas personas.
o Hay que prever el sobrecoste que esto puede suponer.
- Se retrasa la llegada de los EPI de protección para nuestro personal.
o Hay que encontrar una alternativa, mejor buscar varios proveedores alternativos o comprar los equipos repartidos entre dos proveedores.
- Las modificaciones en las instalaciones están retrasadas y amenazan con bloquear nuestra actividad.
o Hay que analizar si podemos subcontratar los procesos afectados.
o ¿Podríamos repartir los procesos en turnos de menos personal?
- Habíamos previsto teletrabajo y no es posible en una parte de nuestro personal o en su totalidad.
o ¿Es posible corregir el problema con equipos informáticos?.
o Podemos repartir el trabajo de otra forma, con distribución horaria o subcontratando el trabajo.
- El plan de mantenimiento de nuestros clientes está fracasando por las acciones de nuestra competencia.
o ¿Podemos cambiar de sector prioritario para evitar esa competencia?
o ¿Podemos diferenciarnos de la competencia? ¿En qué?
o ¿Podemos modificar nuestro portafolio de productos/servicios para profundizar nuestra diferenciación?
- Las acciones comerciales que hemos previsto no se pueden llevar a cabo por restricciones de cualquier tipo que no permiten acceder a los clientes o desplazarse a verlos.
o ¿Podemos dar servicios o mantener contactos a distancia?
o ¿Podemos crear (o potenciar si ya lo tenemos) los canales digitales de venta o de apoyo a la venta?
o ¿Podemos aprovechar los canales comerciales de terceros (prescriptores, concentradores o canales de venta) para llevar a cabo acciones de venta que son imposibles para nosotros?
- Hay problemas no previstos para proveerse de materias primas.
o ¿Podemos buscar proveedores o productos alternativos?
o ¿Podemos potenciar la venta de otra gama de productos que no exijan estos materiales?
- Los productos que necesitamos para producir o prestar nuestros servicios han aumentado mucho su precio y afectan a nuestra rentabilidad.
o ¿Podemos repercutir este aumento en el precio del producto?
o ¿Podemos sustituir la materia prima?
o ¿Podemos encontrar otros proveedores alternativos con mejores condiciones?
- Los pagos de los clientes se están alargando más de lo que teníamos previsto amenazando que podamos cumplir con nuestros pagos:
o ¿podemos repercutir este efecto en nuestros proveedores y acreedores equilibrando así los flujos?
o ¿podemos financiar las ventas con un descuento o un confirming?
o ¿podemos conseguir un crédito para financiar ese plazo complementario?
o ¿podemos revisar nuestras inversiones aplazando su realización sin condicionar nuestro trabajo?
Todas estas cuestiones son ejemplos que podemos ampliar hasta el infinito, y les animamos a que revisen la totalidad de su plan cuestionando todas y cada una de las decisiones que han tomado y preguntándose en qué se han basado para tomarlas.
En realidad el Plan de Contingencia analiza esos puntos clave “imprescindibles” para el cumplimiento de los planes de todo tipo elaborados (comerciales, productivos, financieros,…) con la finalidad de encontrar los aspectos críticos para cumplirlos y buscar todas las alternativas posibles.
Es un ejercicio extremadamente útil; porque pretende que ninguna incidencia que se pueda producir, nos sorprenda en pleno proceso de relanzamiento, que ya hayamos reflexionado en cómo resolverlo y así tendremos alternativas posibles que ya habremos evaluado.
Desde CEDEC sabemos que quien mejor conoce el negocio de cada empresa son los propios Empresarios, y les animamos a efectuar una revisión profunda y una reflexión a fondo sobre cuáles son las consecuencias de la crisis, cómo vamos a superar sus efectos, con qué recursos y cómo vamos a usarlos para conseguir un PLAN DE RELANZAMIENTO verdaderamente efectivo. Quedamos a su disposición para ayudarles en este proceso tan importante en estos momentos.
