E dopo? Contingency Plan / Prevedere le possibili azioni correttive (Fase 4)
In questo articolo, della serie sulla pianificazione post-crisi COVID-19, affronteremo la fase finale: il "Contingency Plan".
I "Contingency Plan" considerano il fatto che le previsioni che abbiamo realizzato in passato potrebbero non avverarsi, per una ragione qualsiasi, e prevedono degli scenari conseguenti.
La pianificazione è essenziale perché una volta che l'attività riprende, le situazioni si presentano in fretta (spese, costi, pagamenti e problemi a cascata) e dobbiamo essere pronti a studiare alternative.
In cosa dovrebbe consistere il nostro "Contingency Plan"?
Nel rivedere le conclusioni del nostro piano generale, nelle sue diverse fasi, per valutare dove il piano dovrebbe cambiare se le cose non andassero come previsto. In particolare, dobbiamo rispondere alle seguenti domande: cosa faremo se... ? (con, sotto ogni domanda, le possibili soluzioni alternative):
- Le persone chiave in ogni fase della ripresa non possono riprendere l'attività per nessun motivo.
• È necessario sapere chi li sostituirà.
- Il numero di persone che intendiamo reintegrare, in un determinato reparto o posizione, non può essere reinserito.
• Dobbiamo cercare la sostituzione del prodotto/servizio che queste persone dovevano produrre/fornire.
• Il costo aggiuntivo che ciò può comportare deve essere previsto.
- L'arrivo dei dispositivi di protezione individuale per il personale è ritardato.
• Bisogna trovare un'alternativa, è meglio cercare diversi fornitori alternativi o acquistare i dispositivi da due fornitori.
- Gli adattamenti degli impianti sono in ritardo e minacciano di bloccare la nostra attività.
• Dobbiamo valutare se possiamo esternalizzare le attività in questione.
• Oppure potremmo dividere queste attività tra i vari team?
- Avevamo programmato di telelavorare ma ciò non è possibile per alcuni o per tutto il nostro personale.
• È possibile correggere il problema con strumenti informatici?
• Possiamo distribuire il lavoro in un altro modo, con una ripartizione oraria diversa o subappaltando alcuni compiti.
- Il nostro piano di fidelizzazione dei clienti sta fallendo a causa delle azioni dei nostri concorrenti.
• Possiamo cambiare il nostro settore prioritario per evitare questa concorrenza?
• Possiamo differenziarci dalla concorrenza? Come possiamo differenziarci dalla concorrenza?
• Possiamo cambiare il nostro portafoglio di prodotti/servizi per rafforzare la nostra differenziazione?
- Le azioni commerciali che abbiamo pianificato non possono essere realizzate a causa delle restrizioni di qualsiasi tipo che non consentono l'accesso ai clienti o il viaggio per incontrarli.
• Possiamo fornire servizi o mantenere i contatti a distanza?
• Possiamo creare (o migliorare se abbiamo già) vendite online o nuovi canali di vendita?
• Possiamo sfruttare i canali di vendita di terzi per realizzare azioni di vendita per noi normalmente impossibili?
- Ci sono circostanze impreviste nella fornitura di materie prime.
• Possiamo cercare altri fornitori o prodotti?
• Possiamo promuovere la vendita di un'altra gamma di prodotti che non richiedono questi materiali?
- I prodotti di cui abbiamo bisogno per produrre o fornire i nostri servizi sono aumentati di prezzo e stanno influenzando la nostra redditività.
• Possiamo trasferire questo aumento nel prezzo del prodotto?
• La materia prima può essere sostituita?
• Possiamo trovare altri fornitori che offrono condizioni migliori?
- Gli incassi dai clienti richiedono più tempo del previsto, il che può comportare il rischio di non essere in grado di soddisfare i nostri pagamenti:
• Possiamo trasmettere questo effetto ai nostri fornitori e creditori, bilanciando così i flussi?
• Possiamo finanziare le vendite con uno sconto o con il factoring?
• Possiamo ottenere credito per finanziare ulteriori ritardi?
• Possiamo rivedere i nostri investimenti rinviandoli senza ostacolare il nostro lavoro?
Tutte queste domande sono esempi che possiamo estendere all'infinito, e vi incoraggiamo a rivedere l'intero piano mettendo in discussione ciascuna delle decisioni prese, chiedendovi su cosa si basano.
In questo modo, il "Contingency Plan" analizza i punti chiave "essenziali" per la realizzazione dei piani di ogni tipo (commerciale, produttivo, finanziario...) al fine di individuare le criticità per la loro realizzazione e di immaginare tutte le possibili alternative.
Si tratta di un esercizio estremamente utile, in quanto evita che un incidente ci sorprenda nel bel mezzo del processo di ripresa, avendo già pensato a come risolverlo e disponendo di possibili alternative.
Alla CEDEC sappiamo che le persone che conoscono meglio ciò che ogni azienda fa sono gli imprenditori stessi. Li incoraggiamo a riflettere profondamente sulle conseguenze della crisi, su come superarne gli effetti, su quali risorse avranno a disposizione e su come utilizzarle per realizzare un PIANO DI RILANCIO veramente efficace. Siamo a vostra disposizione per aiutarvi in questo importante processo in questo momento.
Team di direzione CEDEC
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