Et après ? Les plans de secours (Phase 4)

Dans notre série de publications sur la planification post-crise du COVID-19, nous abordons aujourd'hui la dernière phase : les plans de secours. 

Les plans de secours tiennent compte du fait que les prévisions que nous avons faites dans le passé peuvent ne pas se réaliser pour une raison quelconque et prévoient des scénarios en conséquence.

Les plans de secours sont essentiels, car une fois l'activité reprise, les situations se présentent à toute vitesse (les dépenses, les coûts, les paiements et les problèmes se succèdent en cascade) et nous devons être prêts à étudier les alternatives.

En quoi devrait consister notre plan de secours ?
Il devrait revoir les conclusions de l'ensemble de notre plan dans ses différentes phases et évaluer les points sur lesquels le plan serait modifié si les choses ne se déroulaient pas prévu. Nous devons notamment répondre aux questions suivantes : que ferons-nous si... ? (avec, sous chaque question, des solutions alternatives possibles) : 

- Les personnes clés de chaque phase de la reprise ne peuvent reprendre l’activité pour quelque raison que ce soit.
o    Il est nécessaire de savoir qui les remplacera.

- Le nombre de personnes que nous prévoyons d'intégrer dans un service ou un poste particulier ne peut être incorporé.
o   Nous devons rechercher la substitution du produit/service que ces personnes devaient fabriquer/fournir. 
o   Le coût supplémentaire que cela peut impliquer doit être prévu.

- L'arrivée des équipements de protection individuelle pour le personnel a du retard
o Il faut trouver une alternative, mieux vaut chercher plusieurs fournisseurs alternatifs ou acheter l'équipement auprès de deux fournisseurs.

- Il y a du retard dans les adaptations des installations, ce qui menace de bloquer notre activité. 
o Nous devons examiner si nous pouvons externaliser les activités concernées.
o Ou pourrait-on répartir ces activités entre les équipes ?

- Nous avions prévu le télétravail et il n'est pas possible pour une partie ou la totalité de notre personnel.
o Est-il possible de corriger le problème avec des outils informatiques ?
o Nous pouvons distribuer le travail d'une autre manière, avec une répartition horaire ou en sous-traitant certaines tâches.

- Le plan de fidélisation de nos clients échoue à cause des actions menées par nos concurrents.
o Pouvons-nous changer de secteur prioritaire pour éviter cette concurrence ?
o Pouvons-nous nous différencier de la concurrence ? Comment ?
o Pouvons-nous modifier notre portefeuille de produits/services afin de renforcer notre différenciation ?

- Les actions commerciales que nous avions prévues ne peuvent se faire en raison de restrictions de toute nature qui ne permettent pas d'accéder aux clients ou de voyager pour les rencontrer.
o Pouvons-nous fournir des services ou maintenir des contacts à distance ?
o Pouvons-nous créer (ou améliorer si nous en avons déjà) des ventes en ligne ou de nouveaux canaux de ventes ?
o Pouvons-nous profiter des canaux de vente de tiers pour réaliser des actions de vente qui nous sont impossibles ?

- Il y a des imprévus dans l'approvisionnement en matières premières.
o Peut-on chercher d'autres fournisseurs ou produits ?
o Pouvons-nous promouvoir la vente d'une autre gamme de produits qui ne nécessitent pas ces matériaux ?

- Les produits dont nous avons besoin pour produire ou fournir nos services ont vu leur prix augmenter et affectent notre rentabilité.
o Peut-on répercuter cette augmentation sur le prix du produit ?
o Peut-on remplacer la matière première ?
o Pouvons-nous trouver d'autres fournisseurs offrant de meilleures conditions ?

- Les paiements des clients prennent plus de temps que prévu, ce qui risque de nous mettre dans l'incapacité d'honorer nos paiements :
o Pouvons-nous répercuter cet effet sur nos fournisseurs et nos créanciers, équilibrant ainsi les flux ?
o Pouvons-nous financer les ventes avec un rabais ou un affacturage inversé?
o Pouvons-nous obtenir un crédit pour avoir un délai supplémentaire ?
o Pouvons-nous revoir nos investissements en reportant leur réalisation sans handicaper notre travail ?

Toutes ces questions sont des exemples que nous pouvons étendre à l'infini, et nous vous encourageons à revoir l'ensemble de votre plan en remettant en question chacune des décisions que vous aviez prises et en vous demandant sur quoi elles étaient fondées.

Ainsi, le plan de secours analyse les points clés "essentiels" pour la réalisation des plans de toute nature (commerciaux, productifs, financiers...) afin de détecter les aspects critiques pour les réaliser et d’imaginer toutes les alternatives possibles.2 votre disposition pour vous aider dans ce processus important en ce moment.