¿Y después qué? La elaboración del plan de incorporación a la actividad (Fase 2) (23/04/2020)
Hace unos días publicamos un resumen de cómo planificar la post crisis del COVID19, revisando los efectos de ésta tanto en el momento de su aparición como en el momento de efectuar el análisis. En esta entrega desarrollamos en profundidad la elaboración de un plan de incorporación a la actividad.
El plan de incorporación deberá tener en cuenta, en primer lugar, los resultados del análisis llevado a cabo en la fase anterior. Como decíamos en la fase 1 ese análisis nos indicaba cuál es la situación de nuestros recursos humanos, instalaciones, clientes y proveedores y ahora corresponde planificar la vuelta a la actividad.
Abordamos ahora el estudio de los impactos de la crisis en la empresa, desde la perspectiva de retornar a la actividad.
A partir de este estudio deberá diseñarse el plan de incorporación que deberá contemplar como mínimo, las siguientes etapas:
1. Revisión de la cartera de pedidos, clasificación por estado (en existencias, en producción, pendiente de confirmar) y su priorización por criterios financieros.
2. Definir un plan de activación gradual de los Departamentos
3. Determinar para cada actividad y departamento las actividades a realizar.
4. Establecer el personal necesario por cada actividad y por cada departamento.
5. Ejecutar el plan de incorporación
En primer lugar, llevaremos a cabo una revisión crítica de nuestra cartera de pedidos. Esta revisión estará estrechamente ligada con la revisión de nuestro mercado llevada a cabo en la fase análisis anterior.
Esta fase debe responder a las siguientes preguntas:
• ¿Cuál es el valor económico de cada pedido/contrato?
Priorizaremos los que tengan un mayor valor económico, por cuanto nos retornan más recursos para utilizar en otros procesos.
• ¿Tenemos o no el producto o el personal necesario para hacer la prestación o entregar el material?
Priorizaremos la entrega de material fabricado o que necesite la menos manipulación posible.
Antepongamos la entrega de aquellos pedidos/contratos que podamos realizar lo antes posible.
• ¿Cuáles son nuestros clientes prioritarios?
Pongamos en primer lugar los clientes más importantes, más solventes y cuyas condiciones de pago sean las más favorables.
• ¿Necesitamos hacer gasto o inversión para esa prestación y hay otras que no es necesario?
Priorizaremos las prestaciones/pedidos que no exijan gastos ni inversiones.
• ¿Hay algún orden de prestaciones que nos permite prestar mayor número de pedidos en el menor tiempo posible?
Ordenemos buscando la mayor efectividad posible.
Con la respuesta a estas cuestiones estableceremos un plan completo de prestaciones/suministros buscando la mayor eficacia, la mayor rentabilidad económica y financiera y prescindiendo de las fechas planificadas inicialmente. Las prioridades descritas no deben tomarse en el orden en que han sido expuestas; sino dando la importancia necesaria en caso. El objetivo en este primer momento es optimizar la efectividad económica y financiera, además de productiva.
En segundo lugar, hay que determinar qué Departamentos ponemos en funcionamiento antes que otros. Teniendo en cuenta que llevamos varias semanas de inactividad el primer departamento a poner en funcionamiento es el de Producción, para asegurar un flujo de facturación inmediato. A continuación, pondremos en marcha las siguientes acciones:
• El personal comercial debe ponerse en actividad de inmediato para garantizar un flujo continuado de pedidos a suministrar/prestar.
• El resto de Departamentos deberán ser objeto de una revisión crítica para saber en qué medida cada uno de ellos debe ser activado y diseñar un plan para una activación gradual en función de los indicadores de actividad (ventas, pedidos, producción, logística…).
• El personal administrativo de apoyo a los Departamentos operativos debe activarse en la medida que los Departamentos operativos lo necesiten.
• Los Departamentos que exijan inversiones deberán analizarse con cuidado antes de activarlos, teniendo en cuenta que los recursos financieros son limitados y deben utilizarse en prioridad para los gastos relacionados con la prestación de servicios /suministro de pedidos.
En tercer lugar, hay que determinar, para cada actividad/departamento, las acciones a realizar y priorizarlas, así como calcular el personal necesario para llevarlas a cabo. Una vez que hemos determinado la prioridad, los volúmenes y ritmos establecidos a realizar, hay revisar dos aspectos fundamentales:
Las acciones establecidas anteriormente a la crisis como prioritarias deberán revisarse para priorizar las que produzcan resultados a corto plazo, permitiendo que se aumente/mejore/optimice la actividad. Por ejemplo se priorizará un cliente de reposición a un nuevo cliente potencial, se visitará los clientes con mayores expectativas de venta, sacrificando desplazamientos o cualquier acción que no contribuya a un resultado a corto plazo. El resto de las actividades (las no prioritarias por criterios financieros), que serán efectivas a medio o largo plazo, se retomarán a medida que sea posible. No obstante, es recomendable, en la medida de lo posible mantener contactos telefónicos con clientes no prioritarios o potenciales para mantenerlos activos.
Se aplazarán todas las actividades que no tengan una expectativa concreta de aportar resultados inmediatos, dejándolas para cuando ello sea posible.
Una vez determinadas las tareas, ello nos llevará a priorizar el personal a incorporar. Para ello el criterio fundamental será la efectividad y su interacción con los Departamentos productivos. Una vez que tengamos la ordenación efectuada pondremos en marcha las medidas laborales que convengan según las circunstancias (ERE, ERTE, modificación sustancial de condiciones, …) todo ello para hacer posible que los planes llevados a cabo sean realizables sin mayores contingencias. En este contexto será conveniente estudiar posibilidades tales como, flexibilizar los horarios de trabajo, considerar y potenciar el teletrabajo, la activación de contratos, modificar las modalidades de contratos, flexibilizar el disfrute de vacaciones y, en general, cualquier medida que nos ayude a hacer más efectiva la incorporación.
Una vez llevadas a cabo estas tres fases, tenemos un plan de relanzamiento de la actividad con los Departamentos y las personas afectadas y una priorización de las actividades a realizar. Ahora sólo nos falta ponerlo en marcha y para ello necesitamos conocer los recursos financieros necesarios, cuestión que será objeto de nuestra siguiente publicación.
Como saben, nosotros recomendamos siempre antes de definir cualquier estrategia, y mucho más después de esta crisis absolutamente excepcional, un DIAGNOSTICO en profundidad de todas las áreas de la empresa el tema central de nuestra comunicación anterior) como un medio para determinar cada una de las acciones necesarias para lograr volver a una actividad productiva (que es el objetivo de esta comunicación). Pero si ello es siempre importante; en estos momentos de profundo cambio social y económico no es solo importante; sino que resulta esencial.
En la próxima comunicación abordaremos la elaboración de un Plan Financiero para retomar la actividad.
La Dirección de CEDEC
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