¿Y después qué? : Análisis de los efectos de la crisis (Fase 1) (21/04/2020)
Hace unos días publicamos un resumen de cómo llevar a cabo la planificación para después de la actual crisis. En esta segunda entrega desarrollamos en profundidad la primera de las fases de esta planificación: la revisión de los efectos de la crisis.
Antes de plantearse cómo y con qué medios vamos a retomar la actividad de la empresa, es de suma importancia efectuar una revisión en profundidad de los efectos que la crisis haya podido tener sobre nuestra empresa.
La revisión debe ser exhaustiva y profunda comprendiendo todos los aspectos relevantes del funcionamiento de la empresa, no únicamente los más aparentes. Hay que hacer una reflexión completa sobre todos los aspectos que han incidido en la actividad de la empresa, incluso en aquellos que no son los más importantes en el momento de detener la actividad, pueden volverse críticos para retomarla.
Por ello, debemos efectuar esta revisión sobre los siguientes ejes:
- Efectos internos sobre las personas.
- Efectos internos sobre los medios.
- Efectos sobre nuestros clientes o mercados.
- Efectos sobre nuestros proveedores estratégicos.
- Efectos financieros
El primero de los activos de las empresas son el equipo humano que componen la misma y el primer punto a tener en cuenta es el efecto que la crisis ha podido causar en las personas. Los efectos pueden ser consecuencia directa de problemas de salud, si se han visto afectados por la enfermedad; o pueden ser anímicos si han tenido problemas familiares o de miedo a la infección; hay que tener en cuenta las edades ya que en algunos tramos de edad hay mayores riesgos y por tanto, habrán también más consecuencias; asimismo ciertos puestos de trabajo tendrán mayores efectos que otros,… En resumen hay que hablar con cada colaborador, ver en qué estado de salud y de ánimos se encuentra y analizar para cada persona (en función de su posición en el organigrama e importancia para el funcionamiento de la empresa) cuales son las acciones a llevar a cabo (incorporarlas de inmediato o más adelante, sustituirlas, modificar su puesto de trabajo, valorar el riesgo de pérdida…).
Estas informaciones conformarán un primer análisis de los Recursos Humanos disponibles y de la situación actualizada de los mismos.
En segundo lugar deberemos revisar los efectos de la crisis respecto de los medios. En este aspecto analizar en primer lugar si nuestras instalaciones se adaptan a los nuevos requerimientos de salud y protección de riesgos laborales y, si es necesario, valorar el coste y tiempo de instalación de posibles cambios o instalaciones complementarias; revisar la disponibilidad de EPI’s adaptados a las circunstancias del COVID y planificar su adquisición; revisar y modificar en lo necesario los protocolos de acceso a las instalaciones, y los de protección de riesgos laborales. Además, y en función de la actividad de cada empresa y de sus instalaciones deberá efectuarse una revisión en profundidad sobre la idoneidad de las mismas en las nuevas circunstancias. Como resultado de esta revisión, se obtendrá una lista de modificaciones o de adquisiciones que deberán planificarse a la mayor velocidad posible para que no sean un freno en el momento en que la actividad se retome.
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Si antes no se ha hecho, es el momento de plantearse los medios necesarios para el teletrabajo en los puestos en que esto sea posible y añadirlo a la lista de acciones a llevar a cabo.?
En tercer lugar debemos analizar qué ha ocurrido con nuestro mercado, con nuestros clientes. Las acciones más directas son las que se derivan del contacto directo con los clientes para evaluar su situación, conocer sus expectativas y ver, en consecuencia, cuáles son las posibilidades de mantener las relaciones con estos clientes. A este análisis, donde muy probablemente se habrán perdido algunos clientes (dependiendo de los sectores la pérdida puede ser muy grande, p.e. suministros de hostelería); hay que añadir un análisis de los clientes potenciales para tener la misma información (¿podremos captarlos?, ¿nuestra competencia está activa o ha sufrido la crisis más que nosotros?,…). Es evidente que no es tan sencillo estimar la situación de clientes potenciales en comparación con los que ya son clientes; pero hay que buscar la forma de conseguirlo, porque ello nos ayudará a determinar cómo podremos sustituir la parte del mercado que hayamos perdido. En esta valoración deberemos también analizar las posibles dificultades de solvencia de nuestros clientes y su repercusión sobre nuestro negocio.
Este análisis del mercado debe llevarnos a hacer una estimación de cuál es el volumen que podemos esperar alcanzar de forma inmediata, así como determinar las acciones comerciales a llevar a cabo para recuperar la actividad que hemos perdido. Asimismo, esta reflexión debe llevarnos a establecer los principios por los cuales posteriormente determinaremos cambios estratégicos en nuestra oferta de productos y de servicios.
En cuarto lugar debemos analizar nuestros proveedores, con especial énfasis en los estratégicos. Este análisis debe considerar si están en condiciones de seguir suministrando el producto que necesitamos, si pueden tener roturas de stocks, si son capaces de adaptarse a nuestras nuevas situaciones o las de nuestros clientes; si son sustituibles por otros que nos garanticen mejor la cobertura de nuestras necesidades; si pueden ofrecernos ventajas en precios o en condiciones de pago más adaptadas a las actuales circunstancias; si somos imprescindibles para ellos, y, en general, si son unos sólidos aliados de futuro.
Como resultado de este análisis, tendremos que disponer de un plan de sustitución de proveedores o de complemento de los existentes para no depender de uno solamente.
En quinto y último lugar debemos analizar los efectos financieros de la crisis. En este punto debemos ver el estado actual de nuestra tesorería tras el parón de actividad, las previsiones de pagos a efectuar antes que la actividad se retome, los clientes que hayan impagado sus vencimientos o los que estén en riesgo de hacerlo y la cobertura o no de las necesidades de inversión que hemos visto en los puntos anteriores.
De este análisis obtendremos un estado de la situación financiera actualizado y su potencial actual frente a las necesidades inminentes.
Una vez llevados a cabo estos cinco análisis tenemos evaluado nuestro personal, nuestras instalaciones, nuestros clientes, nuestros proveedores y nuestras finanzas a fecha de hoy, y estamos preparados para dar los siguientes pasos, que nos permitirán avanzar en el plan que permitirá retomar la actividad con garantías.
Esta primera fase es mucho más importante de lo que parece, ya que las conclusiones que ahora obtengamos darán lugar a acciones a continuación que deben asentarse sobre bases sólidas y bien verificadas.
En definitiva, y en resumen, se trata de detectar las verdaderas situaciones, no sólo las aparentes o las que resultan obvias, sino profundizar en ellas y prepararse para las no previstas, buscar las alternativas y ser creativos; es como si empezáramos a elaborar un nuevo plan de empresa.
Nada es igual que antes y lo primero es mirarnos a nosotros mismos para ver en qué hemos cambiado y cómo nos adaptamos a esos cambios.
Empiecen por aquí, nosotros recomendamos siempre el diagnóstico como un medio para determinar los planes a llevar a cabo. Pero si ello es siempre importante; en estos momentos de profundo cambio social y económico no es solo importante; sino que resulta esencial.
En sucesivas publicaciones analizaremos con mayor detalle las siguientes fases.
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