Las principales herramientas para optimizar la productividad y hacer frente a las distracciones

La digitalización de las empresas, así como las nuevas tecnologías aplicadas al trabajo, son un arma de doble filo ya que pueden convertirse en auténticas distracciones laborales. A pesar de ser herramientas de las que podemos obtener múltiples utilidades para el desarrollo empresarial, es fácil caer en malas rutinas o prácticas que son un lastre para la eficiencia de cualquier puesto de trabajo.

En CEDEC somos conscientes de que toda la oferta digital que tenemos a nuestro alcance, en especial con las redes sociales, puede provocar una desviación de la atención, lo cual afecta al rendimiento o productividad de cualquier puesto de trabajo. De hecho, desde el área de recursos humanos, es esencial contar con medios para frenar este mal uso de las tecnologías en el ámbito laboral. Por eso, destacamos este artículo de Forbes en el que se plantean distintas opciones para aprovechar al máximo la jornada frente al ordenador con el firme objetivo de ser más productivos, uno de los retos de cualquier empresa.

Una buena organización del tiempo y saber establecer prioridades a la hora de desarrollar las tareas, junto con las herramientas que a continuación detallamos, serán una buena combinación para optimizar el trabajo y escapar de toda distracción ‘digital’.

Planifica por periodos amplios

Se necesita tener una visión general de las acciones o agenda de las próximas semanas o incluso meses. Se pueden utilizar diferentes sistemas de forma mensual y a modo de calendario ir marcando las tareas y citas ineludibles, como son plazos o entregas. Puedes organizar mes a mes el trabajo con iCalendar de Google Calendar o iCalendar de Apple.

Detalla tú día a día en listas de tareas

El calendario nos aporta esa visión amplia que es poco detallada, por eso todas las citas u objetivos deben desmenuzarse para realizarse de forma eficaz, de esta manera se podrá controlar el cumplimiento de todo lo proyectado. Las listas de acciones a realizar son un sistema sencillo que permitirá optimizar el tiempo. Las nuevas tecnologías ofrecen soportes muy prácticos para reinventar las listas de toda la vida, como es el caso de Evernote, una app muy intuitiva.

Aborda en profundidad temas complejos

Con los calendarios y las listas de tareas tendrás el trabajo ya bastante bien orientado para no caer en la tentación de las distracciones, pero en muchos aspectos notarás que necesitas más herramientas, sobre todo, para acompañar temas complejos. Para evitar que nada se quede en el tintero puedes utilizar los mapas mentales, que a través de bocetos y palabras clave permiten desarrollar en profundidad cualquier cuestión. MindMeiste es una de las aplicaciones más acreditadas para elaborar dichos mapas.

Crea un entorno que potencie la atención

Para evitar cualquier distracción que te permita incumplir con tu calendario, se debe crear un ambiente sin distracciones. Frente al ordenador contar con una atmósfera que solo te invite a la redacción es una forma de lograrlo, para ello aplicaciones como OMM WRITE ofrece la opción de contar con un fondo a la hora de escribir que facilita ese aislamiento digital. Se puede personalizar para que sea una experiencia de lo más agradable y útil.

Dale un formato atractivo

Después de tanto cuidado para lograr optimizar la jornada laboral con el fin de alcanzar el mejor resultado, puedes volcar todo tu trabajo en un formato que mime el diseño para una presentación exitosa. Canva o The Noun son dos alternativas para diseñar diferentes soportes como portafolios, presentaciones o infografías con el diseño perfecto.

En CEDEC, Centro Europeo de Evolución Económica, creemos que estas herramientas deben incluirse en las estrategias de cualquier empresa para optimizar el rendimiento de sus empleados. Desde el área de recursos humanos deben ponerse todas las herramientas necesarias al alcance de los empleados y ayudarles a evitar distracciones en aras de conseguir la senda del camino hacia la excelencia empresarial.

Imagen lacajamultiuso

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