En nuestro habitual contacto con empresarios, observamos desde CEDEC que muchos responsables de empresa ven las reuniones como una obligación molesta que devora constantemente su agenda y que va en detrimento de la productividad de sus empleados.
Sin embargo, las reuniones son necesarias porque los humanos tenemos que vernos cara a cara para comunicarnos y colaborar armoniosamente en el camino para conseguir la excelencia empresarial.
Algunas normas que desde CEDEC, Centro Europeo de Evolución Económica, recomendamos para conseguir reuniones más eficaces son:
Definir el propósito de la reunión. No debe convocarse ninguna reunión sin un propósito claro. Cuando se convoca una reunión, debe especificarse cuidadosamente el tema (lo que hablaremos) y el objetivo (qué tipo de decisión o acción se tendrá al final de la reunión), para que cada participante se pueda preparar en consecuencia. También se debe especificar quien debe hablar o hacer una contribución específica.
Fije la duración de la reunión. Nada peor que una reunión, es una reunión más larga de lo aconsejable. La determinación de un horario estricto pero razonable, aumentará el rendimiento y mantendrá la productividad de los proyectos empresariales.
Conducción de la reunión. Prepare su introducción, establezca un programa (que no es necesario comunicarlo a los demás participantes), conduzca la reunión con cortesía pero con firmeza para que los objetivos y el contenido previsto sean respetados por todos los que intervienen.
Prepare la documentación necesaria. Tenga preparadas las copias de los documentos o informaciones que se van a analizar, prevea si necesitará un proyector (o un ordenador) y que esté en funcionamiento. Evite perder el tiempo con todos los participantes ya sentados.
Convierta las reuniones en decisiones que se llevarán a cabo. Al final de la reunión, escriba los acuerdos adoptados, distribúyalo entre los participantes y asegúrese de que las decisiones adoptadas en la reunión son llevadas a cabo. Así demostrará a sus empleados que las reuniones no son un desperdicio de tiempo, sino que les ayudan en sus tareas, objetivos y gestión laboral.
En resumen, desde CEDEC les recomendamos que conviertan las reuniones y su gestión en una habilidad real, donde demuestren su liderazgo empresarial, encaminando, también en este aspecto su organización en el camino hacia la Excelencia Empresarial.
Imagen Victor1558
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EFE 12/03/2013