Flujos de trabajo de procesos empresariales

Como concepto general, los flujos de trabajo o workflows de procesos empresariales consisten en la plasmación gráfica de todos los aspectos operacionales de una actividad laboral. Este concepto, aparecido por primera vez en una revista de ingeniería en 1921, plasma gráficamente la sucesión de acciones que hacen posible la realización de una determinada tarea. Para ello, se utilizan esquemas en los que se indican los pasos, los puestos responsables de la ejecución, la organización y coordinación y toda aquella información que explica la realización de un determinado cometido. 

En CEDEC, consultoría de Organización Estratégica líder en Europa en gestión, dirección y organización de empresas, destacamos la importancia de utilizar este tipo de método para?mejorar la gestión empresarial, así como las oportunidades de desarrollo de las organizaciones, independientemente de su tamaño o volumen de facturación. Así podrán optimizar sus procesos internos empleando menos recursos humanos y económicos. 

Al definir y trazar un workflow, se ponen las bases para el seguimiento de una serie de procesos pautados y estandarizados en las organizaciones. Las empresas, sobre todo aquellas que implantan sistemas de gestión de calidad, disponen de este tipo de documentación como referencia y consulta. Gracias a ellos, se traspasa la información, se controlan los procedimientos de una manera claramente definida y se llevan a cabo distintas acciones de una forma automatizada, organizada y planificada. 

Esta metodología imprime seguridad y agilidad a los equipos de trabajo. Para ello, en muchos flujos de trabajo son necesarias validaciones previas de los responsables de departamento, de manera que se pueda ir avanzando en el proceso correspondiente. Cuando las tareas contemplan plazos determinados para llevarlos a cabo, este tipo de documentos deben incluir alertas o procedimientos de avisos y de seguridad para que éstos se cumplan sin incurrir en errores o sanciones por retraso a la hora de finalizar dicha tarea. 

Dada la gran tipología de empresas y sectores existentes, también hay flujos muy distintos. Además, en cada una de ellas, hay departamentos, tareas y cometidos muy variados, por lo que existen infinidad de documentos que pueden llegar a ser interdepartamentales o hasta necesitar una colaboración de personas externas a la entidad. Por ello, todos los procesos existentes en una misma organización deberían estar unificados. Con ello se consigue una conexión y coordinación entre las diferentes equipos o áreas de una compañía. Esto se traduce en un incremento de la efectividad de las acciones, mayor rentabilidad y mejores resultados en lo que respecta al cumplimiento de plazos.

Dentro de los flujos de trabajo, se pueden identificar tres tipos principales. Los flujos administrativos, son los más comunes ya que contemplan la forma de proceder con los distintos documentos a gestionar en una empresa. La importancia de este sistema de gestión documental reside en clarificar y diseñar las acciones necesarias para el buen funcionamiento del área administrativa de cualquier organización. Lo habitual es que estos flujos requieran validaciones y firmas de una o varias personas de una organización. Un ejemplo claro son las facturas, con flujos que van del departamento de compras, al financiero y finalmente, director general en función del volumen del importe de la compra. 

Por su parte, los flujos de producción marcan los pasos a seguir en los procesos de fabricación de productos o prestación de servicios. Suelen ser tareas fijas que rara vez cambian, por lo que son muy útiles para planificar tareas productivas. Un ejemplo claro es la relación entre el dep. de producción y los stocks existentes del producto acabado. Finalmente, los flujos ad hoc son aquellos que surgen a medida que se desarrolla una tarea o procedimiento, siendo muy habituales en sectores como la industria, la ingeniería o la construcción. El workflow es distinto cada vez porque dependen del proyecto a desarrollar. 

En definitiva, los flujos de trabajo son muy útiles para encontrar aquellos aspectos que pueden mejorarse dentro de una compañía y agilizar procesos internos. Por ello, en CEDEC, consultoría de Organización Estratégica Empresarial, recomendamos su implantación, siempre adaptada a cada tipo de organización. Solo así, se podrá obtener el mejor rendimiento en todas sus acciones y seguir evolucionando con el objetivo de conseguir la Excelencia Empresarial