¿Dónde ubicar la oficina técnica?

En nuestro contacto permanente con las PYMES nos venimos encontrando con disparidad de criterios y una cierta indefinición en cuanto a la ubicación funcional y jerárquica de la Oficina Técnica.

Más allá de las peculiaridades concretas de cada empresa y del perfil de cada empresario, factores estos que condicionan el carácter y la importancia de la Oficina Técnica (como del resto de la estructura), vamos a analizar esta cuestión.

En primer lugar tendríamos que definir qué es la oficina técnica pues al amparo de éste nombre se recogen diferentes funciones y dependiendo de cada una de ellas habrá una respuesta diferente. De una manera simplista diremos que es una oficina en la que hay técnicos, pero ¿para hacer qué?

• Caso 1: Empresa que fabrica algo y no desarrolla nuevos productos. En este apartado podríamos incluir talleres de mecanizado, instaladoras eléctricas, talleres de chapa y calderería, etc. En este tipo de empresa el gran peso de la oficina técnica está en definir el proceso de fabricación, por lo que es habitual que desarrolle el presupuesto y sea el responsable de la fabricación.

• Caso 2: Empresa en que tiene gran importancia el conseguir pedidos basados en un estudio técnico. Aquí podríamos incluir grandes constructoras, empresas de obras públicas, empresas de instalaciones técnicas, etc. La solución al problema se basa en aplicar técnicas conocidas y repetitivas a un proyecto y conseguir un precio adecuado. La importancia de la oficina técnica radica en su especialización y por tanto no suele ocupar su tiempo en dirigir los proyectos, labor que recae en otros puntos de la estructura.

• Caso 3: Empresa en que tiene gran importancia la innovación pero en que la dificultad técnica de los productos es relativamente baja debido a que es muy dominada por producción. En este caso incluiríamos la industria textil, zapatos, moda en general. La importancia, en este caso, está en la capacidad para ofrecer soluciones fabricables con los medios disponibles que satisfagan las necesidades del mercado, transmitidas habitualmente por el departamento de marketing o más comúnmente por el comercial.

• Caso 4: Empresas en que desarrolla nuevos productos que requieren una innovación suficientemente importante en los métodos de producción, o un desarrollo técnico alto para conseguir el producto. Aquí incluiríamos el sector del automóvil en un extremo, una fábrica de filtros de depuración de agua en el otro, pasando por ciertas industrias alimentarias en la que un nuevo producto llega a suponer una nueva línea de producción.

Por la propia clasificación de estos casos, se observan perfiles de la Oficina Técnica completamente diferentes y que nos llevarán a diferencias en su ubicación funcional.

Mientras en el primer caso, la ubicación lógica es dentro del área de producción y/o operaciones, en los casos 2 y 3 la ubicación lógica se encuentra en el área comercial o de marketing. Para el caso 4, estamos ante un departamento estratégico, que debería ubicarse con dependencia directa de la Gerencia.

Como es lógico, y ha quedado apuntado en el inicio de este post, la ubicación definitiva dependerá de otros factores, tales como el perfil de los componentes de la propia oficina técnica, el del empresario y del resto de la estructura de la empresa, así como de las propias peculiaridades de la empresa, lo que nos llevará a matizar las anteriores conclusiones en lo necesario.

Desde CEDEC^©, siempre recomendamos que la definición de las estructuras queden al servicio, no solo del negocio, sino también de las personas que tienen la responsabilidad de gestionar la empresa, debiendo ajustar la misma en lo necesario para que sus gestores se sientan cómodos en una estructura diseñada a su medida, cubriendo las necesidades operativas de cada una de las áreas.

Imagen: Robert Scoble