¿Cómo hacer un diagrama de flujo de trabajo?

Los diagramas de flujo o workflows, son herramientas muy útiles que, de una forma muy visual, permiten conocer el funcionamiento del proceso de un negocio. Gracias a su representación gráfica, se muestran las diferentes interacciones entre los departamentos involucrados, simplificando la compresión del flujo de trabajo a realizar de principio a fin.

Comprender el negocio es importante para poder dirigirlo de manera efectiva. En CEDEC, Consultoría de Organización Estratégica líder en Europa en gestión, dirección y organización de empresas, somos conocedores de que, cuanto más crecen las empresas, más necesario es planificar ciertos aspectos de su funcionamiento y evitar así, problemas organizativos. En algunas compañías, existe un alto número de departamentos, equipos, proyectos en curso o incluso, delegaciones en diferentes países que hacen recomendable el uso de herramientas efectivas para poder entender y planificar todo el proceso de trabajo en profundidad y detalle.

El diagrama de flujo de trabajo se puede utilizar durante el análisis de procesos, ya que permite conocer los diferentes factores que entran en juego. Se usan símbolos y formas estandarizadas para su confección y mejor comprensión. Así, al final del proceso, y tras un exhaustivo análisis, se mostrará de manera detallada cómo se ha de completar un trabajo, quiénes participan en él y las funciones y responsabilidades de cada uno de ellos. Con este análisis, podremos también detectar las posibles debilidades o puntos fuertes que existen en dicha planificación y, si procede, poner remedio antes de iniciar la actividad.

El primer paso para elaborar un diagrama de flujo consiste en definir el objetivo general por el cual se realiza, y determinar los principales componentes que intervienen en el proceso. Hay que definir cuáles son sus entradas y salidas, al igual que las actividades desarrolladas en éste. Las entradas pueden ser recursos o información que da inicio al procedimiento. Por su lado, las salidas son los productos generados, sin importar de qué tipo sean. 

Tras este punto, ordenaremos las actividades siguiendo el flujo de trabajo, es decir, iremos avanzando de manera cronológica desde la primera acción hasta la última. Así, obtenemos una imagen completa de cada una de las acciones que se han llevado a cabo. Esto nos permite llegar a un nivel de detalle muy alto, ya que podemos incluir diferentes informaciones. Ya sean los trabajadores o el tiempo que se tarda en cumplir cada parte del proceso, estos datos aumentan la comprensión del mismo. Para esta fase, se deberá consultar con todas las personas involucradas en el proceso para que expliquen, desde su propia óptica, cuáles son los pasos que se han de realizar en su parcela de responsabilidad. 

Para evitar confundirnos durante la elaboración, es recomendable asignar un símbolo a cada actividad. Estos, ya estandarizados, nos permite no solo ahorrar tiempo y reducir los errores, sino que, al familiarizarnos con ellos, podremos interpretar rápidamente el flujo. Debemos establecer las conexiones entre las diversas actividades, que pueden representarse como líneas o flechas de unas hacia las otras. Sirven para marcar la relación existente entre cada una de ellas y así, poder comprenderlas mejor y reconocer sus consecuencias o si realmente funcionan.

Tras estos pasos, ya tendremos listo el flujo de trabajo. En este punto, se debe analizar detenidamente y revisar cada paso para encontrar ineficiencias o aspectos a mejorar. De esta manera, nos anticiparemos a los problemas antes de poner en práctica el flujo realizado. Gracias a esta herramienta, entenderemos mejor cómo funciona la empresa y los problemas que esta pueda llegar a tener en momentos puntuales. Además, son muy útiles también para que los empleados conozcan y comprendan sus funciones particulares y cuál es su relación con el resto de departamentos, lo que favorecerá una mejor comunicación y mayor cohesión. 

En definitiva, el flujo de trabajo es una herramienta que podemos aplicar a cualquier proceso. Nos permite separar sus diferentes partes de un proceso para comprender mejor todo el conjunto. Si lo utilizamos correctamente, estamos en mejor posición para detectar y corregir errores que el día a día de cualquier negocio, impide ver con claridad. En CEDEC, consultoría de Organización Estratégica Empresarial, recomendamos el uso de este tipo de técnicas efectivas de optimización de procesos empresariales como manera de trabajar hacia la Excelencia Empresarial.