¿Cómo elaborar el mapeo de procesos empresariales?

Antes de definir un mapa de procesos empresariales, es conveniente tener claro que un proceso de negocios no es más que la definición de un conjunto de acciones que se toman en una empresa para lograr un fin concreto, es decir, todos aquellos pasos que, de forma coordinada, realizan los trabajadores de una empresa para alcanzar un objetivo previamente definido. Así, el mapeo de procesos empresariales o flujos de trabajo, son métodos de análisis empresarial que plasman en un diagrama las acciones y decisiones que tomamos a diario y que forman parte del funcionamiento habitual de cualquier empresa. 

En CEDEC, sabemos la importancia de que, cualquier compañía independientemente de su tamaño, tenga un mapeo de sus procesos empresariales como base de funcionamiento de las operaciones de la empresa. Con su creación y aplicación, será mucho más fácil entender como funcionan los diversos procesos operativos del negocio e incluso, como nos puede servir como método de análisis empresarial a la hora de afrontar la transformación de la empresa hacia otro modelo de negocio. 

Para llevar a cabo el mapeo de procesos en una empresa, lo primero que hay que hacer es crear un diagrama de proceso, es decir, el flujo de acciones necesarias para llevar a cabo un trabajo con el resultado deseado. Así, de forma esquemática, podemos obtener una visión clara de la parcela de responsabilidad de cada empleado en dicho proceso, y detectar aquellas operativas susceptibles de mejora y aquellos puntos fuertes que hacen que las cosas funcionen mejor.

Este tipo de esquemas describen el flujo que realizan los materiales, la información y los documentos para llevar a cabo un proceso determinado. También muestran las tareas a realizar para llegar al final del mismo proceso. De esta forma, en los diagramas se percibe claramente cómo esas tareas se transforman en una serie de entradas y salidas para conseguir el objetivo deseado, un producto o servicio ya finalizado. Y para ello, se indican qué decisiones hay que tomar para que el proceso se lleve a cabo correctamente, además de poner de manifiesto las interrelaciones e interdependencias esenciales entre los pasos del proceso y los responsables de las mismas. 

El mapeo es el paso previo al procedimiento operativo, que es el documento donde se explica todo el funcionamiento de un área, departamento o servicio determinado. Para elabora un mapeo de proceso, el primer paso es reunir a todos los implicados en su realización, es decir, todos aquellos trabajadores que pueden verse afectados por un flujo de trabajo determinado. Su implicación es clave para definir los flujos actuales, flujos de partida y de llegada, y definir, en esta transición, cuáles son los pasos necesarios para mejorarlos. De esta forma, con una visión global, evitaremos confusiones y todos los implicados tendrán claro su rol.

Posteriormente, se deben enumerar las acciones a tomar para que el proceso descrito funcione todavía mejor. Por ejemplo, recibir al cliente sería una de las acciones, realizar un informe de los servicios que solicita podría ser otra. Aunque parezca vano, es importante no dejar ningún detalle, por insignificante que este parezca. 

Tras ello, hemos de ordenar las tareas descritas de manera cronológica, para que se plasme gráficamente la cadena de producción de forma secuencial, de principio a fin. Todas ellas deben estar marcadas con flechas y símbolos que indiquen la interacción que tienen con el resto de tareas y elementos del proceso. Por último, hay que comprobar que todo funciona correctamente mediante pruebas destinadas específicamente a ello. De esta manera, tenemos la posibilidad de detectar los eslabones más débiles de la cadena y los puntos de mejora para que todo sea lo más eficiente posible. 

La confección de un mapeo de procesos aporta numerosos beneficios en el seno de una organización. En CEDEC, consultoría de Organización Estratégica de Empresas, somos conscientes de la importancia de este tipo de análisis para optimizar el funcionamiento de cualquier empresa. De forma muy visual, ayuda a mejorar su gestión y asegurar que todos los trabajadores de la organización actúen siguiendo unas pautas preestablecidas, de forma estandarizada que, sin duda, nos acercará a nuestro objetivo de alcanzar la Excelencia Empresarial.