Claves para la optimización eficiente en los procesos y recursos de una empresa

Todas las empresas tienden a buscar la eficiencia en sus procesos y en el uso de los recursos existentes. Conseguir más con menos es una aspiración a la que ninguna empresa puede dar la espalda. Por ello, debemos analizar los procesos y recursos que utilizamos en la actualidad para establecer acciones de mejora en las tareas que intervienen en la elaboración del producto o servicio que ofertamos desde nuestra empresa.

En CEDEC, sabemos que la eficiencia es uno de los mejores modos para reducir procesos innecesarios, optimizar recursos y reducir costes en las organizaciones. Por ello, debemos evitar procesos complejos y burocratizados que se conviertan en una losa que, tarde o temprano, dejará huella en el seno de la organización, consumiendo unos recursos que lastrarán nuestros beneficios y crecimiento.

Así, en términos generales, la optimización de procesos y recursos tiene como objetivo mejorar aquellas tareas que intervienen en la elaboración del producto o servicio, en el día a día de nuestro negocio. Ya sabemos que las empresas son espacios en los que interactúan personas, procesos, tecnología, etc. El reto es conseguir una integración eficiente entre todas estas piezas para que encajen entre ellas a la perfección.

Para empezar en nuestro proceso de optimización, conviene identificar primero, todos aquellos procesos que interviene en la empresa, conocerlos en profundidad y analizar los recursos que utilizan. Se trata de obtener información del funcionamiento, los costes, tiempos y el personal involucrado en cada uno de ellos. Así, se podrá analizar si existen redundancias, procesos ineficaces, malas prácticas u otros problemas. Esto nos permite construir una base sólida para profundizar en los cambios que tendremos que implementar más adelante.

Posteriormente, habrá que desglosar los procesos en diferentes acciones, definiendo todos y cada uno de los pasos (entradas y salidas) necesarios para ejecutarlos. El objetivo de este análisis debe ser conocer con precisión el desarrollo, sus interacciones y problemas derivados. Si optásemos por una aproximación general, conseguiríamos resultados inexactos. Solo veríamos las deficiencias superficiales, pero dejaríamos intactas las fundamentales.

Seguidamente, es recomendable establecer una serie de indicadores clave de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés). Estos indicadores nos ayudan a medir el desempeño de un proceso en sus aspectos más importantes. Ofrecen información objetiva de gran utilidad. Si una parte del proceso no alcanza los objetivos o el mínimo deseado, lo sabremos y podremos actuar en consecuencia.

Sin embargo, tenemos que afinar con precisión los KPI, para evitar generar más información de la necesaria y dificultar así el proceso. Es decir, los indicadores tienen que medir los parámetros más importantes. Deben elegirse solo aquellos que resulten de mayor relevancia. De lo contrario, conseguiríamos una ingente cantidad de datos que no aportarán valor alguno.

Con los datos obtenidos, se deberán analizar los resultados teniendo en cuenta los indicadores de medida establecidos en la fase anterior. Todo este trabajo tiene que conducir a la detección de los puntos débiles del proceso y a la toma de decisiones adecuadas. Si se ejecuta de manera satisfactoria, conseguiremos identificar los problemas y comprender por qué suceden. Así, estableceremos medidas correctoras en consonancia con los objetivos de la empresa, buscando la mayor eficiencia posible teniendo en cuenta la realidad de la compañía.

La última clave reside en realizar un seguimiento continuo de los procesos. Los cambios que se implementen no conseguirán resultados positivos de manera indefinida. El mercado cambia con los años, y la empresa tendrá que adaptarse. Es por esto que debemos monitorear la evolución de los procesos y seguir ajustándolos para que mantengan su eficiencia. Solo así seguirán utilizando la menor cantidad de recursos para ofrecer los máximos resultados.

Estas son las claves esenciales para realizar una hoja de ruta con el objetivo de optimizar los procesos de una empresa. En CEDEC, consultoría de Organización Estratégica Empresarial sabemos que es un trabajo laborioso y que se debe efectuar de manera continua, pero su uso nos ofrecerá opciones de mejora y nos acercará más hacia la Excelencia Empresarial en nuestra gestión.