El cuadro de mando integral: ¿Qué es y cómo implantarlo?

El concepto

Lo primero que debemos determinar es qué entendemos por CUADRO DE MANDO INTEGRAL, ya que existe una confusión de conceptos.

Cuando hablamos de cuadro de mando, normalmente entendemos una recopilación de datos financieros y patrimoniales de la empresa presentados de forma comprensible y que permitan a los empresarios o a los gestores de la empresa seguir su evolución y tomar decisiones en sus ámbitos respectivos.

Pero esta descripción no se corresponde con el concepto de CUADRO DE MANDO INTEGRAL, es sólo una parte del mismo.

Para que se pueda considerar INTEGRAL, el Cuadro de Mando debe contener, adicionalmente, una evaluación de la visión que los clientes tienen sobre nuestro servicio/producto, enmarcado en las estrategias de la empresa; así cómo un seguimiento de las distintas operativas de la empresa (la comercial, la productiva, la logística, …) que deberemos adaptar a cada tipo de empresa y actividad concreta.

¿Cuáles son la estructura o contenidos de un cuadro de mando integral?

Visto el alcance del Cuadro, su contenido para cada uno de los alcances deberá contener:

• Los indicadores que nos permitan controlar los puntos clave de cada una de las actividades a controlar.
• La definición de los valores objetivos de estos indicadores que pretendemos alcanzar para cada indicador.
• La medición continuada de esos indicadores y su comparación con los objetivos.
• Los indicadores complementarios que nos ayudarán a entender las dificultades que se presentan en la evolución de los principales.

Para mejor comprensión veamos un caso:

• Para controlar nuestra actividad comercial, determinamos que son relevantes los clientes nuevos adquiridos cada mes por cada comercial y el volumen mensual de sus ventas.
• Como objetivo, pensamos en dos clientes nuevos al mes y 75.000 € de ventas al mes.
• La medición debe consistir en saber las ventas totales y por empleado, así como los nuevos clientes captados.
• Sin embargo, algunos otros aspectos deberían matizar los valores concretos; tales como ¿Cuántas visitas a nuevos clientes se han hecho? ¿cuántas visitas totales hemos hecho (nuevos y antiguos clientes) ¿Cuántas propuestas hemos hecho y están pendientes de respuesta? ¿Cuántos días laborables ha tenido el mes?

¿Cómo llegamos al cuadro de mando integral?

La forma que recomendamos desde el grupo CEDEC para alcanzar el cuadro de mando integral es por medio de un proceso de implantación progresiva.

Abordamos primero un cuadro de mando del ámbito donde nos resulte más importante y a la vez donde contemos con los sistemas de información para obtener los datos que necesitamos trabajar.

Únicamente cuando tengamos el cuadro controlado, y sepamos interpretarlo correctamente procederemos a implantar otro de los ámbitos, y así sucesivamente.

¿Implantación rápida o lenta?

Esta pregunta no tiene respuesta, la buena implantación es aquella que se adapte a las posibilidades y a la realidad de la empresa y de sus posibilidades.

Nos permitimos sugerir que, en este caso, como en tantos otros que podemos considerar estratégicos en las empresas, es de aplicación la actitud del pastor: caminando todo el día, parece que no se fija en nada en concreto, pero no deja de mirar, siempre atento a lo que ocurre a su alrededor… pero lo ve todo. No corre, pero al final del día está en casa… tiene claro lo que quiere y que lo alcanzará, sin prisas, pero con el objetivo final claro.

¿Necesito un cuadro de mando integral?

Esta pregunta es una reflexión de muchos empresarios, que en ocasiones piensan si realmente necesitan algo que no han tenido durante muchos años.

La respuesta, en nuestra opinión, es que TODOS LOS EMPRESARIOS NECESITAN UN CUADRO DE MANDO INTEGRAL CUANTO ANTES; ya que disponer de un buen cuadro de mando ayuda al empresario a evaluar si sus decisiones están obteniendo los efectos esperados de forma inmediata, pudiendo corregir decisiones, modificar acciones o modificar los objetivos estratégicos, con la finalidad de adaptar rápidamente la empresa a la situación del mercado.

¿Con qué herramienta construimos nuestro cuadro de mando integral?

Para responder a esta cuestión, deberemos en primer lugar analizar la posibilidad de obtener datos de cualquier empresa, los medios disponibles y la facilidad para trabajarlos.

La herramienta es importante, y sin duda un cuadro de mando en Business Intelligence es mejor que uno en Excel o uno construido en una hoja impresa derivada de nuestro ERP o CRM o sistema contable; no obstante, lo mejor para cada empresa puede ser una cosa distinta.

En siguientes publicaciones analizaremos en profundidad algunos de los modelos más comunes y sus ventajas e inconvenientes.

En CEDEC pensamos que lo más importante es implantar lo antes posible y de forma progresiva un cuadro de mando integral, y por eso os animamos a que hagáis la reflexión sobre por dónde empezar y con qué indicadores.

¿Queréis información personalizada? Contáctanos en: comm@cedec.eu