Cómo mejorar la eficacia operativa

Una de las cuestiones más importantes (y a la vez difíciles) para un empresario es, conocer de forma clara y definible, el grado de eficiencia y eficacia operativa de su empresa, identificando problemas o situaciones insatisfactorias, transformándolas en oportunidades, con el fin de mejorar su negocio y la gestión de la empresa, para aumentar la rentabilidad.

En primer lugar, hay que decir que la eficacia operativa está al servicio de la puesta en práctica de las decisiones esenciales de la dirección, las estrategias planificadas. 

Identificación de los motores de la empresa

La primera fase consiste en la identificación de los elementos de la empresa que son los impulsores de la consecución de los objetivos previstos, que habrán sido razonados y desarrollados según planes estratégicos precisos a corto y medio plazo.

Para optimizar los efectos de una buena estrategia de empresa debemos definir la unidad operativa y/o departamento al que afecta esa estrategia, para el posterior plan que deberá tener en cuenta los niveles de penetración de nuestra empresa en el mercado de referencia.

La misión, la visión y los valores de la empresa nos guiarán en esta primera fase, pero será necesario contar con un plan de desarrollo definido, al menos para tres años, con el fin de estar seguros de no dejar nada al azar y de no olvidar aspectos importantes, así como una explicación clara de los compromisos financieros que se asignarán, para hacer posible el efectivo cumplimiento del plan.

En este estudio, es fundamental contar con la ayuda de profesionales externos expertos en la materia, ya que de ahí parte todo el análisis de cómo lograr la eficacia operativa y superar a la competencia en el mercado, con una política comercial ganadora y siempre acorde con la actual.

El objetivo final de esta fase es identificar en el funcionamiento de la empresa los puntos críticos a controlar para asegurar el cumplimiento del plan, que serán aquellos en los que se centrará el plan de inversiones y los elementos de control de resultados. 

No existen normas generales, para cada empresa habrá puntos y funcionalidades distintas, es por ello que debe ser objeto de un estudio detallado.

Definición de la funcionalidad a la estrategia

La segunda fase consiste en definir el conjunto de KPI. (Indicadores Clave de Rendimiento) para poder medir con certeza el resultado, tanto en cada una de las fases del plan establecido, como al final del año. Deberemos tener en cuenta, las implementaciones necesarias para disponer de un Control de Gestión / Business Intelligence sintético y detallado, unos sistemas de control presupuestario y una Dirección por Objetivos. Todo ello constituirá los elementos necesarios para tener controlado que la evolución real de los elementos que componen la eficacia operativa evoluciona de acuerdo con las previsiones establecidas en el plan estratégico.

Estrategia de gestión corporativa

La tercera fase es, la transición de una gestión empresarial a una estrategia de gestión corporativa por medio de los Comités Operativos y de Dirección, con una puesta en común y ejecución de los modelos operativos y un aumento del rendimiento de toda la cadena, con un aprovisionamiento correcto, una producción planificada y programada y la activación de acciones de ventas y marketing que respondan a las necesidades específicas de la demanda, reduciendo los costes y gestionando con procedimientos definidos las ineficiencias, complejidades y riesgos empresariales.

En definitiva, con una gestión participativa de los proyectos estratégicos, un control continuo de las actividades operativas y los procesos de negocio implantados, se podrán tomar decisiones basadas en datos, información y objetivos, que mejorarán el conjunto del negocio y los márgenes globales de la empresa.

La clave está en que, a partir de los objetivos estratégicos, se habrán determinado las acciones operativas sobre los motores de la empresa; por lo que controlando la evolución de los motores, estaremos en condiciones de alcanzar los objetivos estratégicos.