Técnicas de optimización de procesos en la empresa

Mejorar los procesos de una empresa es una tarea esencial para cualquier tipo de organización. Ya sean grandes empresas o pymes, todas ellas deben optimizar este aspecto interno para no entorpecer la consecución de los objetivos que se hayan planteado. Además, es importante corregir deficiencias estructurales lo antes posible y evitar errores que, con el crecimiento de la empresa, cada vez sean más difíciles de revertir. Para ello, es posible aplicar diferentes técnicas de optimización de procesos.

En CEDEC, consultoría de Organización Estratégica líder en Europa en gestión, dirección y organización de empresas, sabemos que implementar un plan empresarial y llegar a desarrollarlo es una tarea compleja. Para fortalecer la estrategia empresarial, alinearla con los objetivos, optimizar nuestros recursos y minimizar el riesgo de errores, debemos aprender a mejorar continuamente nuestros procesos internos.

La gestión de los procesos es una estrategia empresarial en sí misma. Tiene como objetivo cohesionar a la plantilla, sus colaboradores y equipos dentro de la organización. Todos se ven incluidos dentro de la estructura de comunicación corporativa, siempre enfocando sus acciones a satisfacer las necesidades del cliente. Si es eficaz, se limitarán todo tipo de obstáculos, evitando la indefinición de responsabilidades y cada miembro de la organización tendrá claro su cometido dentro de la misma. 

Para conseguir resultados óptimos, debemos aplicar métodos de mejora continua de procesos. Empezando con el análisis de la situación actual de los procesos de la empresa. Así, conoceremos su estado y los problemas asociados a ellos. Posteriormente, se detallan las posibles mejoras a implementar y una forma de medición del éxito de cada medida. Al final, este ciclo, se repite de manera indefinida con el objetivo de la mejora continua, promoviendo que los mismos empleados vayan identificando aspectos de mejora siempre enfocados a satisfacer las necesidades del cliente de la forma más eficiente posible. 

Existen dos técnicas o metodologías de gestión de procesos que destacan por encima del resto. La primera de ellas es la metodología LEAN. Se centra en el desarrollo de una cultura organizativa eficiente, buscando crear procesos ágiles, la reducción de desperdicios de producción, coste y, sobre todo, tiempo. La segunda es la herramienta DMAIC (Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar) de la metodología SIX SIGMA para la mejora continua de procesos. Consiste en la recolección de datos, en especial los estadísticos, sobre el funcionamiento de los procesos empresariales de carácter repetitivo. Tiene como objetivo aumentar la calidad y reducir los errores que se producen al mínimo.  

A la hora de implementar cualquiera de estos métodos, es importante definir primero unos objetivos concretos. Estos ayudarán a guiar las acciones hacia una meta. Quizás sea mejorar el funcionamiento interno de la empresa, la satisfacción del cliente o el aumento de las ventas, pero la organización tiene que saber qué está buscando. En su elección, se recomiendo empezar a trabajar con aquellos más críticos para la organización.

Posteriormente, se diseñará el plan más adecuado para obtener los resultados deseados. En el diseño del proceso, se deberá documentar todos los pasos para que el equipo involucrado tenga claro el punto de partida y los objetivos a alcanzar, determinando los recursos que serán necesarios y definiendo los timings que deberán cumplirse. Todo ello, se ha poner en conocimiento del equipo de trabajo y efectuar aquellas modificaciones que puedan surgir para fomentar la motivación y el buen clima laboral. 

Iniciado el proceso, es básico poder evaluar los primeros resultados, con las herramientas tecnológicas necesarias que nos ofrezcan una visión objetiva de los datos, tanto cuantitativos como cualitativos. A partir de este punto, se analizará y determinará si se van cumpliendo los objetivos establecidos inicialmente, controlando regularmente los procesos para mantener una cultura de mejora continua de procesos en toda la organización.

En CEDEC, consultoría de Organización Estratégica Empresarial apoyamos el desarrollo de técnicas de optimización de procesos en la empresa. Así, se ganará tanto en eficiencia como en eficacia, mejorando la capacidad de adaptación y respuesta de toda la organización frente a los cambios, sin duda, un paso más hacia la consecución de la Excelencia Empresarial en nuestra gestión empresarial.