Ahorremos tiempo en nuestra gestión diaria

Hemos revisado el contenido del libro Organizarse con Eficacia de David Allen, y hemos encontrado una interesante reflexión sobre el mejor método de organización, que puede resultar de mucha utilidad.

El autor propone un sistema que denomina GTD (Getting Things Done) que intenta eliminar el efecto pernicioso que supone el hecho de tener muchas tareas pendientes al mismo tiempo. Para ello propone el siguiente orden de acciones y que desde el Centro Europeo de Evolución Económica vemos muy acertado:

1. Elaborar una lista de acciones pendientes.

2. Discriminar las acciones:

a. Toda acción que pueda hacerse en breve tiempo (el autor dice dos minutos) hacerla de inmediato.

b. Para el resto ordenar por prioridad.

3. Organizar dentro de la agenda las tareas pendientes.

4. Olvidar toda tarea pendiente que no sea la próxima a realizar, eliminando de esta forma la tensión que puede producir el hecho de tener muchas o pocas tareas.

5. Revisar sistemáticamente la lista de pendientes y reordenarla si es necesario.

6. Tras de ejecutar cualquier acción, reflexionar sobre si el resultado genera una nueva acción que se deba incorporar a la lista.

7. Si alguna acción no se puede hacer, reprogramarla para cuando se pueda, no tenerla pendiente sin fecha u hora.

A los anteriores consejos que consideramos muy prácticos sobre todo para pymes, desde CEDEC© añadimos algunos más que hemos podido comprobar que son altamente eficaces y que permiten desenvolver mejor nuestra misión y valores en la gestión empresarial:

• Una vez tenemos una lista de tareas, planifiquemos el tiempo necesario para llevarlas a cabo, distribuyéndolas de forma que se evite que una misma tarea tenga que retomarse varias veces por no poder completarla cuando la abordamos.

• Aprovechemos los tiempos muertos para efectuar las tareas que ocupan poco tiempo.

• Preparemos bien las reuniones y hacer que el resto de los intervinientes las tengan preparadas. Ganaremos mucho tiempo.

• Si un tema no está preparado, si es posible, aplazarlo para otro momento. No perder el tiempo en pensar y discutir. Hay que discutir sobre lo que ya está pensado.

• Acotar la duración de las reuniones, de forma que sean ágiles y no se eternicen. Alargar en exceso no solo no favorece sino que perjudica el propio contenido de la reunión.

• Lo que se pueda delegar en otros hacerlo y limitarse a controlar que esté hecho.

• Cumplir siempre con la agenda. Si no cumplimos después nos llevará más tiempo explicar por qué no hemos ejecutado bien nuestras tareas.

• Revisar constantemente lo planificado, así ajustaremos nuestras tareas pendientes.

• Anotar en un registro único (agenda, ordenador,…) las tareas pendientes. La dispersión nos hace perder tiempo buscando lo pendiente.

El tiempo es un bien precioso. ¡Ahorremos tiempo!

Imagen Andy Ciordia