Quizá este pensamiento de Jorge Luis Borges sea un buen punto de partida para arrancar este post.
Porque un presupuesto no es más que una previsión, ¿verdad?
En CEDEC, Consultoría de Organización Estratégica, además, creemos que es fundamental que el presupuesto anual no se considere como una tarea aislada en sí misma, sino que debe estar en línea con el plan estratégico del negocio. Y, como tal, exige una labor importante de planificación.
En este post, y a modo de guía, vamos a repasar algunos aspectos clave que puedes tener en cuenta para mejorar la elaboración del presupuesto anual de tu empresa.
Como decíamos antes, estás enfrentándote a una previsión, a algo que puede ser o no ser finalmente. Lo importante es que sea realista y que se ajuste a la situación real de tu negocio y del mercado.
La función principal del presupuesto es asignar las partidas necesarias para el desarrollo futuro (a 1 año vista) de la empresa.
Pero podríamos afirmar que su finalidad es doble: por un lado, planificar lo que pasará y cuándo pasará; y, por otro, controlar lo que está pasando en el momento presente, a medida que suceden las cosas.
Esto, en consecuencia, nos lleva directamente a la idea de que el presupuesto no es algo inamovible, sino que debe ser revisable cada cierto tiempo (por ejemplo, mensual o trimestralmente).
Esta idea, por otra parte, es la que te permitirá adoptar medidas de corrección sobre la base presupuestaria que hayas establecido en función de las diferencias que observes con los datos reales.
1. ¿Cuándo es el mejor momento para elaborar el presupuesto anual?
No es bueno dejar nada para el último momento, pues las prisas son muy malas consejeras.
Lo ideal es empezar a elaborar el presupuesto en el último trimestre del año. Es cuando ya tendrás una previsión de cierre más real del año en curso, con lo que podrás definir mejor, basándote en datos reales del pasado, el objetivo de crecimiento para el siguiente.
2. Aprovecha para repasar los objetivos de negocio.
Aunque estos objetivos ya estarán definidos en tu plan estratégico, es bueno redefinirlos ahora, cuando la realidad de tu empresa y del mercado te indican si estás yendo según lo previsto o no.
En cualquier caso, ya sabes que los objetivos y el presupuesto tienen siempre aparejados el adjetivo revisable.
Además de los objetivos de ventas, debes contemplar también otros aspectos, como, por ejemplo, los organizativos o laborales. Estos pueden llevar implícitas nuevas inversiones (y también gastos), que hay que contemplar en el presupuesto.
3. Implica a todas las áreas de la empresa.
Cada área o departamento de la empresa debe tener unos recursos concretos atendiendo a sus necesidades específicas (siempre en el marco del plan estratégico).
Sin embargo, puede que los recursos disponibles no alcancen para cubrir todas esas necesidades.
Esto te obligará a consensuar con todos los departamentos las partidas que, finalmente, se aprueben para el presupuesto anual.
4. Establece desde el principio un plan de control y de revisión.
En un presupuesto deben entrar todas las partidas, tanto de ingresos como de gastos. Pero no todas tienen la misma importancia para influir en los resultados de la empresa.
Por eso, es importante identificar las partidas clave sobre las que hay que hacer un plan de seguimiento, control y revisión.
En CEDEC, Consultoría líder en Europa en gestión, dirección y organización de empresas desde 1965, especializada en empresas familiares y pymes, queremos que alcances la Excelencia Empresarial. Por ello, te recomendamos siempre disponer de un plan estratégico con objetivos definidos a largo plazo. Tu presupuesto anual debe responder o estar alineado con los objetivos que hayas señalado en tu plan.
¿Elaboras un presupuesto anual? ¿Cuándo lo haces? ¿Defines previamente los periodos de revisión y de control? ¿Implicas en su elaboración a todos los departamentos de tu empresa?
Puedes contestar a estas preguntas a continuación. Nos encantará que compartas tus propias experiencias con relación a este tema.
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