Métodos para la gestión de proyectos empresariales

La gestión de proyectos requiere de una metodología adecuada. Gracias a ella, nos será más sencillo alcanzar los objetivos marcados en el menor tiempo posible, pues reduciremos los obstáculos y actuaremos de manera mucho más eficiente y coordinada. Pero antes de seleccionar el método de gestión más adecuado a nuestra necesidad empresarial, hemos de analizar aquellos que tenemos a nuestro alcance y saber cuáles se adaptan mejor a nuestro modelo de negocio.

En CEDEC, consultoría de Organización Estratégica líder en Europa en gestión, dirección y organización de empresas, sabemos que alcanzar la eficiencia en los procesos es clave para el desarrollo de cualquier negocio. Administrar los recursos disponibles de forma correcta nos ayudará a planificar, ejecutar y desplegar proyectos en menos tiempo y alcanzar los objetivos establecidos por la organización.

Entro los diversos métodos existentes, uno de los más conocidos es el método Kanban, que se articula en torno a una serie de principios concretos. El primer principio consiste en encontrar la forma adecuada de visualizar el trabajo a realizar, algo que mejora el control y el desarrollo del proyecto. Por regla general, se emplean tableros y tarjetas como ayuda, lo que facilita saber qué tareas se han completado y cuáles faltan. 

El segundo principio del método Kanban es mantener un margen de acción corriente para cada etapa. Se trata de usar de manera efectiva el tiempo disponible y, de este modo, disponer de la cantidad suficiente para actuar con holgura. El tercer pilar se centra en encontrar el equilibrio del trabajo, que tiene que ser predecible, estable y fluido. De esta forma, se limitan los obstáculos y se incrementa la productividad con procesos más equilibrados. En este sentido, no hay que olvidar que el método destaca la importancia de tener en cuenta la opinión de las partes involucradas a la hora de mejorar de forma constante el proceso.

Otro método que tenemos a nuestro alcance es el denominado método Cascada que consiste en dividir el proceso de trabajo en diversas fases secuenciales, desglosando desde el inicio del proyecto y planificándolo fase a fase hasta el final de este. Este proceso nos obliga a hacer el ejercicio de planificar de forma exhaustiva una etapa detrás de otra, los objetivos a alcanzar y las tareas a desarrollar hasta la finalización del proyecto en cuestión. 

Aunque este sistema resulta muy sencillo de implementar, presenta algunos inconvenientes. Entre estos, podemos destacar que es un método poco flexible y que dificulta la introducción de cambios en medio de una etapa. Cuando empieza el desarrollo del proyecto, modificar cualquier apartado significa afectar a los siguientes. Para evitar este problema, se recomienda utilizar este método en aquellas actividades empresariales que se ejecuten paso a paso, sin necesidad de cambios repentinos entre ellos.

Por último, de entre los procesos más populares nos encontramos los métodos ágiles, que representan una opción viable a la hora de gestionar muchos proyectos. Su desarrollo gira en torno a varias etapas que generan sus propios resultados. Esto facilita la introducción de cambios sobre la marcha en función de los resultados que se van alcanzando o los problemas que se pueden ir detectando. También se incluyen comentarios de los clientes y de cualquier parte interesada, lo que amplía la visión desde diferentes ópticas.

Gracias a estas características, este método destaca por su alta adaptabilidad, que aumenta la eficiencia y la calidad final de los resultados. En este sentido, permite detectar deficiencias y corregirlas sin afectar a las siguientes etapas. No obstante, al no haber un plan fijo, podemos tener dificultades para establecer el calendario o presupuesto destinado a un proyecto concreto, en especial, si trabajamos con grandes proyectos a largo plazo. En estos casos, su implementación requiere mayor flexibilidad.

La gestión de proyectos requiere seleccionar el método más adecuado para finalizarlos con éxito. Escoger entre uno u otro dependerá de las características específicas de cada proyecto y de cada tipología de empresa. En CEDEC, consultoría de Organización Estratégica Empresarial, recomendamos estudiar a fondo los resultados que se pretenden alcanzar y, en función de nuestra organización, seleccionar el que más se adecua a nuestras necesidades. Así, se podrá implementar la mejor metodología y seguir el camino en busca de la Excelencia Empresarial en nuestra gestión.