Optimizar el rendimiento empresarial: el ciclo PHVA en pymes y empresas familiares

De la teoría a la práctica: Cómo el ciclo PHVA transforma negocios

En el mundo competitivo y en constante cambio de hoy, las pymes y las empresas familiares buscan estrategias eficaces para mejorar su desempeño y garantizar su sostenibilidad.

En CEDEC, Consultoría de Organización Estratégica, más que consultores de la empresa, somos consejeros de los empresarios de pymes y de empresas familiares.

Una herramienta fundamental en este proceso es el ciclo PHVA (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar), también conocido como ciclo de Deming o ciclo PDCA.

Este método, derivado de los principios de la gestión de calidad, ofrece un marco sistemático para la mejora continua, vital para cualquier empresario que aspira a la excelencia.

¿Qué es el Ciclo PHVA?

El ciclo PHVA es una metodología iterativa utilizada en la gestión de la calidad para la mejora continua de procesos y productos.

Su origen se remonta a Walter A. Shewhart, pionero en el campo del control de calidad. Posteriormente, fue perfeccionado y popularizado por W. Edwards Deming, convirtiéndose en una piedra angular de la filosofía de gestión de calidad total.

Este ciclo funciona mediante la repetición de cuatro fases: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar.

Imaginemos un restaurante que busca mejorar la satisfacción del cliente. El ciclo comenzaría con la planificación de una nueva receta, seguida de su implementación (hacer), la evaluación de la respuesta de los clientes (verificar) y, finalmente, los ajustes necesarios (actuar) antes de comenzar el ciclo nuevamente con mejoras.

¿Y en una pyme o en una empresa familiar?

Para un empresario de una pyme o de una empresa familiar, el ciclo PHVA proporciona un enfoque estructurado para abordar desafíos y oportunidades.

Permite identificar áreas de mejora, implementar cambios de manera controlada, medir resultados y hacer ajustes continuos para mejorar la eficiencia y eficacia operativa.

Las cuatro fases del ciclo PHVA

1. Planificar

Esta fase es crucial y sienta las bases para las acciones a seguir. Aquí, se identifican y analizan los problemas o áreas de oportunidad. Se establecen objetivos claros y se desarrolla un plan detallado para alcanzarlos. Esto puede incluir la definición de indicadores clave de rendimiento (KPIs), la asignación de recursos y la planificación de las actividades necesarias.

Por ejemplo, una empresa podría planificar la introducción de un nuevo proceso de atención al cliente para mejorar la satisfacción.

2. Hacer:

En esta etapa, se implementan las acciones planificadas. Es fundamental llevar a cabo estas acciones en una escala pequeña o controlada para minimizar los riesgos. Durante esta fase, es esencial documentar el proceso y cualquier desviación del plan original.

Siguiendo con el ejemplo, se podría implementar el nuevo proceso de atención al cliente en una sucursal antes de desplegarlo en toda la empresa.

3. Verificar:

Esta fase implica la revisión y análisis de los resultados obtenidos tras la implementación. Se comparan los resultados actuales con los objetivos esperados para evaluar el éxito del plan. Esta etapa es crítica para entender si las acciones han tenido el efecto deseado y para identificar cualquier área que necesite mejoras adicionales.

En nuestro ejemplo, se evaluaría el impacto del nuevo proceso de atención al cliente en la satisfacción general del cliente.

4. Actuar:

Basándose en el análisis realizado en la etapa de verificación, esta fase implica tomar acciones correctivas. Si los resultados son positivos, el proceso puede ser estandarizado y aplicado en una escala más amplia. Si los resultados no son los esperados, se deben identificar las causas y ajustar el plan. Esta fase cierra el ciclo y prepara el terreno para la siguiente ronda de planificación.

En el caso que hemos utilizado como ejemplo, esto podría significar la implementación del nuevo proceso de atención al cliente en todas las sucursales.

En CEDEC, Consultoría líder en Europa en gestión, dirección y organización de empresas, queremos que alcances la Excelencia Empresarial. El ciclo PHVA es una herramienta invaluable para las pymes y empresas familiares que buscan mejorar su rendimiento. Al aplicarlo consistentemente, estas empresas pueden esperar no solo mejoras en la eficiencia y calidad, sino también un mayor compromiso del personal y una mayor satisfacción del cliente.

¿Conocías este modelo de mejora continua? ¿Utilizas una estrategia de mejora continua? ¿Has podido comprobar sus beneficios?