¿Cómo organizar el departamento comercial en una empresa?

Organizar el departamento comercial de una empresa es una tarea que cada compañía ha de adaptar a su situación particular con el objetivo de sacar el máximo partido de sus propios recursos humanos. La estructura de este departamento viene condicionada por una serie de factores, tanto internos como externos, como el propio tamaño de la empresa, el tipo de producto a comercializar, los recursos disponibles o el estado del mercado en la actualidad. Sin embargo, podemos seguir una serie de pautas para estructurarlo de la mejor forma posible.

El departamento comercial es una de las áreas más estratégicas de cualquier compañía y, la consecución de los objetivos de venta establecidos por la empresa, son cruciales para la buena marcha de toda la organización, algo que en CEDEC, Consultoría de Organización Estratégica líder en Europa en gestión, dirección y organización de empresas tenemos muy claro. Por ello, debemos crear unos departamentos sólidos, bien estructurados y que resulten funcionales y eficientes. 

Partiendo de la premisa que no podemos estandarizar los departamentos comerciales, que se adaptan a la propia organización y mercado, hay una serie de pautas comunes a tener en cuenta. Entre ellas saber definir y transmitir al equipo comercial los objetivos a alcanzar, tanto de forma individual como colectiva. Saber delegar la responsabilidad de la consecución de los objetivos establecidos a cada uno de ellos. Y, finalmente, las personas sobre las que se ha delegado la responsabilidad, han de creer en lo que están haciendo y han ser capaces de llevarlo a cabo.

Así, la dirección general junto con la dirección comercial, deben trazar una hoja de ruta donde, de forma detallada, se indiquen los objetivos establecidos, incluyendo un documento que describe los puestos de trabajo, manuales operativos necesarios para llevar a cabo el trabajo y un manual de venta, documento interno destinado a orientar al equipo comercial con una serie de directrices acompañadas de información básica para llevar a cabo, de forma eficiente, la tarea comercial.

Uno de los aspectos a tener en cuenta en la organización comercial es la necesaria unidad de mando. El equipo debe disponer de un solo líder, algo que evita duplicidades y reduce el tiempo en la toma de decisiones. Por descontado, el profesional en este cargo ha de contar con los conocimientos adecuados, experiencia y la suficiente capacidad de liderazgo.

Otro factor determinante es saber estructurar el organigrama del departamento. Esta es una herramienta que permite definir las responsabilidades de cada uno de los miembros del equipo, desde el líder hasta el comercial menos experimentado. Cada uno tiene que cumplir una serie de tareas que han de estar previamente definidas y comunicadas. La delegación de tareas ha de quedar definida, así como la supervisión del trabajo realizado y los objetivos alcanzados. 

Es importante conseguir un equipo comercial lo más estable posible, evitando el exceso de rotación de la plantilla. De esta forma, se facilita que los integrantes desarrollen unos lazos estrechos entre sí y una mayor cultura corporativa. Por otro lado, resulta fundamental dotar de cierta flexibilidad a la estructura de vendedores. Es una cualidad clave, en especial en momentos críticos, ya que ayuda al departamento a adaptarse a diferentes situaciones. El mercado se encuentra en constante cambio, por lo que un equipo rígido no suele rendir de manera adecuada en estas condiciones.

Por último, la coordinación del equipo es un principio muy interesante para el diseño del departamento. Pese a que cada comercial dispone de suficiente autonomía, es necesario que se coordine con sus compañeros. Esto evita solapamientos, interferencias o coincidencias en una misma zona de ventas. Es imprescindible que todos sepan distribuirse de manera organizada y que no entren en conflicto entre ellos.

Con una serie de pautas básicas y las correctas directrices, es posible organizar de forma eficiente el departamento comercial de una empresa, teniendo siempre presente que cada mercado y organización es única. Para ello, en CEDEC, Consultoría de Organización Estratégica Empresarial, recomendamos también tener la suficiente flexibilidad para adaptarse a cada situación coyuntural, apostar por un buen liderazgo, un equipo motivado y objetivos alcanzables y bien definidos. Solo así, la empresa podrá evolucionar y seguir avanzando hacia la Excelencia Empresarial.