Cómo ahorrar tiempo y mejorar la productividad de tu empresa

Cómo ahorrar tiempo y mejorar la productividad de tu empresa

Descubre los beneficios y recursos que tienes a tu disposición

El tiempo es uno de los recursos más valiosos y a la vez escasos que tiene cualquier empresa.

En CEDEC, Consultoría de Organización Estratégica, más que consultores de la empresa, somos consejeros de los empresarios de pymes y de empresas familiares.

A menudo, muchas empresas pequeñas y medianas operan con recursos limitados, lo que convierte a la gestión eficiente del tiempo en algo esencial para su éxito.

En este artículo, vamos a exponer los beneficios que supone el ahorro de tiempo en las empresas, así como algunos recursos y herramientas que puedes utilizar para conseguir este objetivo que, finalmente, redundará en la mejora de la productividad.

Los beneficios de gestionar el tiempo en la empresa

Vamos a centrar estos beneficios en 4 áreas: la actividad, los costes, los clientes y las personas que forman parte del equipo de la empresa.

Respeto a la actividad de la empresa, lo que cabe es conseguir una mayor eficiencia.

Reduciendo el tiempo que se invierte en tareas repetitivas o innecesarias, se pueden reducir los recursos que se destinan a estas a actividades de mayor valor añadido para la empresa.

Si se reducen las horas dedicadas a estas tareas innecesarias, automáticamente se estará incidiendo en una disminución de los costes.

Los clientes exigen respuestas válidas y rápidas. Cuando esto se consigue, se logra su satisfacción y, como consecuencia de ello, mejora su percepción de la empresa y su fidelidad.

Y ahora hablemos de las personas que integran el equipo de la empresa. Si se reduce la sobrecarga de trabajo y se optimizan los tiempos de dedicación a las tareas, mejora el ambiente laboral, que es más relajado y mucho más productivo.

La relación entre tiempo y productividad: un ejemplo sencillo, pero revelador.

La productividad se define como la relación entre la cantidad de productos obtenidos por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción.

En términos más simples, es hacer más con menos. Y el tiempo es uno de esos recursos críticos.

Si te parece, aunque es muy sencillo y elemental, veamos esto con el siguiente ejemplo:

Imagina una panadería en la que un único empleado es capaz de producir 100 panes en 10 horas.

Si mediante la introducción de mejoras en el proceso, capacitación o inversión en maquinaria, esa misma panadería logra producir los mismos 100 panes en 5 horas, ha duplicado su productividad.

Esto significa que ahora tiene 5 horas adicionales que puede usar para producir más pan y aumentar los ingresos, o para reducir costes laborales.

Recursos y herramientas que puedes disponer en tu empresa

1. Delegar tareas.

Si has leído nuestro e-Book “9 claves para disfrutar de ser empresario” (si no lo has hecho todavía, puedes descargártelo aquí gratuitamente) ya hablamos de la importancia de delegar tareas.

Porque no todo tienes que hacerlo tú. Delegar en otros miembros de tu equipo tareas que pueden hacer ellos, te permitirá centrarte en tareas de mayor valor para la empresa.

2. Automatizar tareas y procesos.

Una de las grandes ventajas de la digitalización de las empresas es la posibilidad de automatizar tareas y procesos. En el mercado, cuentas con herramientas que te permitirán automatizar flujos de trabajo entre diferentes aplicaciones, reduciendo de esta manera el tiempo dedicado a hacerlas manualmente.

3. Gestionar proyectos.

Nuevamente, es la tecnología la que puede echarte un capote en este campo. Cuentas con herramientas que te ayudarán a organizar el trabajo, priorizar tareas, asignar responsabilidades y supervisar el progreso de los trabajos emprendidos.

4. Formación continua.

Capacitar a las personas que forman parte de tu equipo con programas de formación adecuados, les dará la oportunidad de mejorar sus habilidades blandas y ganar en eficiencia y en productividad.

5. Reuniones sí, pero solo las necesarias.

En muchas empresas las reuniones se eternizan y se vuelven totalmente improductivas. Tampoco es que haya que reunirse para todo (de aquí surge el término jocoso “reunionitis”). Así que, planificar las reuniones (asistentes, orden del día y tiempo de dedicación) te permitirá que sean más breves y productivas.

6. Revisa y actualiza los procesos.

Dedica tiempo a planificar y revisar periódicamente los procesos. El objetivo es optimizarlos al máximo, pues lo que funcionaba hace un año, podría no ser lo más eficiente hoy.

En CEDEC, Consultoría líder en Europa en gestión, dirección y organización de empresas, queremos que alcances la Excelencia Empresarial. Un empresario de una pyme o de una empresa familiar tiene en sus manos y en su estrategia el rumbo de su empresa. Trabajar sobre la productividad no consiste en hacer las cosas más rápido, sino en hacerlas mejor.

¿Tienes una estrategia para reducir los tiempos de dedicación en tu empresa enfocándote al aumento de la productividad? ¿Dispones de herramientas que te ayuden?