Gestione amministrativa, contabilità interna o esterna: quale scegliere?

La gestione amministrativa da scegliere è un tema che interessa le nuove realtà, ma non solo. Nel 2013 i dati sulle aziende che hanno terminato l’attività sono preoccupanti con 111 mila chiusure aziendali, con un aumento di oltre il 7% circa rispetto al 2012. 

Eppure, proprio in questo periodo di crisi, il numero di aziende costituite è comunque di circa un terzo rispetto a quelle chiuse e cioè pari a circa 35 mila nuove aziende. 

Anche per queste neonate aziende come periodicamente per quelle già in attività, si pone la scelta se affidarsi a uno Studio Tributario di Commercialisti o di Ragionieri professionisti per tutta la gestione amministrativa e contabile, piuttosto che per una parte di essa o, piuttosto, solo per le dichiarazioni annuali e il bilancio. 

Costi variabili al variare di alcuni parametri: ma il costo non deve influenzare la scelta 

Il costo della gestione amministrativa esternalizzata dipende da fattori quali il numero di fatture annue e la loro complessità nel ciclo passivo e ciclo attivo, il numero di movimenti conseguenti relativi ai cicli finanziari di incasso e pagamenti e quello di altre registrazioni relative a cespiti, cassa, personale, collaboratori e così via. 

Il valore medio della fattura e soprattutto il numero dei clienti, tipicamente inferiore nelle aziende BtoB e in particolare in quelle che lavorano maggiormente su commessa, influenzano perciò le scelte dal punto di vista economico poiché le tariffazioni degli Studi e dei service esternalizzati dipendono da questi fattori. 

La scelta non dovrebbe però mai limitarsi al fattore economico dei costi del contabile comparati a quelli del service contabile esterno. 

Per l’imprenditore delle PMI, nel caso di start-up o comunque in fase di ridisegno critico delle strategie, esternalizzare l’amministrazione o una parte di essa significa concentrarsi sul “core business della società” in fase di lancio della nuova o rinnovata iniziativa imprenditoriale. 

La presenza costante di un professionista tributarista consente anche di disporre di un’occasione di confronto professionale continuo sulle tematiche fiscali e su tutta una serie di altri servizi che il Commercialista sviluppa per i suoi numerosi clienti. 

La soluzione ideale è disporre da parte dell’imprenditore della massima fruibilità del dato 

Le PMI, in particolare, hanno bisogno però al contempo di poter costantemente monitorare la redditività di prodotto/servizio, controllandone i costi diretti, calcolando costantemente il punto di pareggio e gli scostamenti rispetto ai budget dei costi e delle vendite. Allo stesso modo deve essere disponibile in tempo reale il controllo e il monitoraggio dei cicli finanziari di pagamenti, incassi, fido cliente residuo, esposizione e disponibilità di liquidità. La pianificazione e il controllo sono funzioni che non possono essere né delegate né esternalizzate dall’imprenditore a chi non conosce la natura più profonda dei processi e dei relativi costi aziendali e delle informazioni critiche e rilevanti per la distinta base, per il direct costing e la marginalità effettiva. 

I moderni strumenti di Information and Communication Tecnology, o ICT, consentono oggi per situazioni di “area grigia” di utilizzare da parte delle aziende i service esterni presso Studi Tributari – che è possibile anche “alimentare dall’esterno in remoto” utilizzando quindi una soluzione “mista” – costi dell’HW e delle licenze del gestionale sostenuti dal Commercialista – economicamente conveniente disponendo così al contempo della verifica fiscale e delle leve di controllo sulla corretta imputazione dei costi ai centri di costo, e, in tempo reale, dei dati contabili e del controllo di gestione e di pianificazione utili per fare impresa. 

L’imprenditore, come il conducente di un’automobile, per guidare un’impresa necessita di disporre della costante consultazione dei dati sul quadro di guida, dati che egli stesso deve concorrere a definire nelle modalità di raccolta e che sono alla base delle sue decisioni. 

Nei decenni CEDEC ha sviluppato metodi e strumenti specifici per azienda, settore, necessità, volti a dare la massima fruibilità all’imprenditore nella gestione amministrativa, sinergizzando la necessità del dato consuntivo a conferma del consolidato, con la potenzialità del dato preventivo a sostegno di una corretta strategia commerciale.