E dopo? Il piano finanziario (Fase 3)
Nelle precedenti pubblicazioni ci siamo occupati dell'analisi degli effetti della crisi sia al momento dello scoppio della stessa, sia al momento dell'analisi degli effetti, e sul modo di pianificare il ritorno all'attività; in questo quarto articolo sviluppiamo in modo approfondito la concezione di un piano finanziario che consenta l'esecuzione dei piani definiti.
Abbiamo presentato questi articoli sviluppando la pianificazione per parti in modo da renderli più pratici; ma è indubbio che le diverse fasi del piano sono un insieme e un processo interrelazionato. Il piano finanziario, pertanto, viene elaborato sulla base dei dati ottenuti nelle fasi precedenti.
Il piano finanziario è fondamentale in tutte le situazioni di crisi, poiché le aziende sono messe a rischio dall’insufficienza delle proprie finanze, non dai loro risultati. Il mantenimento della capacità di soddisfare gli impegni finanziari è la base su cui debba essere costruito qualsiasi piano.
Pertanto, il piano finanziario deve considerare i seguenti aspetti:
- Analisi e gestione delle categorie di clienti più importanti.
- Revisione delle condizioni di rischio del cliente.
- Analisi e gestione dei pagamenti in sospeso ai fornitori.
- Analisi e gestione dei pagamenti da effettuare ai creditori, revisione delle spese fisse.
- Analisi dei disavanzi di cassa e delle possibili fonti di finanziamento.
- Esame dell'indebitamento bancario e studio di un rifinanziamento.
- Creazione di strumenti e sistemi per il monitoraggio permanente.?
Questa pianificazione è strettamente finanziaria, non economica, quindi, in questo momento non ci interessa tanto il profitto, il risultato, quanto assicurare un flusso monetario sufficiente a soddisfare i nostri impegni. Pertanto, possiamo sacrificare parte dei profitti per migliorare il nostro flusso di cassa. Quello che non possiamo fare è generare perdite.
Prima di iniziare a gestire, è importante guardare il calendario, che impatto avrà su di noi il mese di agosto? Che impatto avrà sui nostri clienti? Quali sono gli effetti delle festività infrasettimanali? Ci baseremo su quanto è successo negli anni precedenti, anche se quest'anno niente sarà più come prima.
In primo luogo, analizzeremo in modo approfondito gli incassi in attesa di ricezione da parte dei clienti, sia per le fatture non pagate che per le fatture in portafoglio in attesa di scadenza, indipendentemente dal fatto che le abbiamo scontate o meno presso la Banca. Il primo obiettivo, di questo punto, è quello di determinare se abbiamo rischi di mancato incasso nei titoli in portafoglio, in modo che se determiniamo che il mancato pagamento sia possibile, dobbiamo agire immediatamente, cercando di anticipare una parte del credito in essere, offrendo al cliente un possibile sconto per il pagamento immediato, se questo ci aiuta, o frazionando il credito e prolungando il termine d’incasso.
L'obiettivo di questo punto è quello di avere un portafoglio di ordini e di fatture di clienti completamente sano e di avere il minor numero possibile di inadempienze, e di gestire immediatamente eventuali inadempienze per poterle rifinanziare entro il periodo necessario. In questo modo le nostre previsioni saranno solide e saremo in grado di anticiparle correttamente.
In secondo luogo, dobbiamo chiederci e modificare (se necessario) le condizioni di pagamento che offriamo ai nostri clienti.
Alcune misure che possono aiutarci sono: determinare su quali clienti possiamo assumerci il rischio di incassi differiti e su quali non possiamo, quali clienti pagano più velocemente in modo che il Commerciale e la Produzione possano dare priorità alle operazioni riferite a questi clienti; calcolare gli sconti per il pagamento immediato che possiamo offrire, in breve, dare elementi al Commerciale e alla Produzione in modo che possano dare priorità ai clienti in base alle condizioni finanziarie degli incassi dai clienti stessi.
Sulla base delle condizioni esistenti o riviste e delle previsioni di fornitura di ordini (o di prestazione di servizi) che otterremo dalle Vendite e dalla Produzione, saremo in grado di calcolare i nuovi flussi di cassa per le nuove fatture che faremo.
In terzo luogo, esamineremo i pagamenti in sospeso ai fornitori, indipendentemente dal fatto che siano stati inoltrati o meno per il pagamento. Valuteremo quindi le opportunità di migliorare i termini di pagamento e le adatteremo alle nostre effettive capacità di pagamento.
Tenete presente che i nostri fornitori faranno probabilmente qualcosa di simile con il loro flusso di cassa, quindi dovremmo utilizzare tutte le nostre doti di negoziatori. Il nostro obiettivo sarà di guadagnare tempo nei pagamenti per permettere che gli incassi arrivino prima che i pagamenti siano dovuti.
Per i fornitori strategici cercheremo di migliorare i termini di pagamento posticipandone i termini; e per quelli non strategici faremo lo stesso e se non otterremo risultati, prenderemo in considerazione la possibilità di sostituirli con altri.
Questo calcolo deve essere esteso ai nuovi acquisti, per coprire i nuovi ordini, che dobbiamo piazzare per servire i nostri clienti, tenendo conto delle nuove condizioni di pagamento che avremo ottenuto e quindi dei nuovi impegni di pagamento che ci accingiamo ad effettuare.
L'obiettivo è quello di rimandare il più possibile i pagamenti, non importa se abbiamo le risorse momentanee, tanto meglio; ma dobbiamo cercare di ottenere risorse complementari che saremo sempre in grado di utilizzare in ciò che è più conveniente per garantire la resistenza delle nostre finanze in futuro.
Quarto, ripetiamo l'esercizio, ma con i creditori.
Pertanto, la prima analisi è se possiamo evitare di pagare questi creditori, anche sospendendo i loro servizi. Dobbiamo riconsiderare tutte le spese che in questo momento potrebbero essere superflue, sia per l'effetto finanziario, sia per il risparmio di costi. Ridurre il più possibile le voci di costo e i relativi flussi di pagamento.
Naturalmente questi tagli incidono (come per i fornitori) sui costi e sui pagamenti futuri; per i costi già sostenuti e quelli che abbiamo in attesa di pagamento applicheremo gli stessi criteri previsti per i fornitori, ovvero il rinvio e la sostituzione.
I nostri creditori includono le nostre banche. Per il loro trattamento dobbiamo distinguere tra la gestione del debito esistente (portafoglio) e le eventuali richieste di nuovi finanziamenti. La tipologia dei crediti, il loro importo e le garanzie fornite (un mutuo ipotecario non è lo stesso di una polizza per il capitale circolante o uno sconto commerciale non è lo stesso di una presentazione all’incasso) danno diverse linee guida di negoziazione; il nostro consiglio alle Banche è che, salvo i casi più urgenti, esse dovrebbero approfittare dell'opportunità di effettuare una negoziazione globale solo dopo aver definito completamente le esigenze.
Nelle attuali circostanze, il Governo ha emanato numerose regole per il differimento dei pagamenti in genere, delle imposte, ad esempio, degli affitti per alcune categorie; ma noi vi incoraggiamo a rinegoziare riduzioni o differimenti degli affitti più profondi che dovrebbero essere "concessi" . Lo stesso vale per tutti i creditori.
L'obiettivo è quindi quello di eliminare i costi e i pagamenti evitabili, di ridurre temporaneamente o permanentemente il costo (e il corrispondente pagamento) in tutti i casi in cui è possibile, e di differire il maggior numero possibile di pagamenti, anche sostituendo il fornitore non strategico.
In quinto luogo, definiamo la nostra situazione finanziaria valutando se le misure adottate finora garantiscano o meno la sufficienza finanziaria. Se ci sono momenti di cassa in negativo o molto tesi, ma poi vengono recuperati, possiamo limitarci a gestire lo spostamento degli incassi o dei pagamenti per bilanciare i flussi; ma se ci troviamo con un deficit importante e/o prolungato nel tempo, dobbiamo analizzare le possibili fonti di finanziamento che ci permetteranno di ottenere risorse finanziarie complementari.
Contattateci per saperne di più sull'analisi delle formule di finanziamento offerte in questa crisi che possono essere utilizzate per finanziare la tesoreria.
Come abbiamo spiegato in precedenza, dobbiamo rivolgerci alle nostre Banche per negoziare il nuovo finanziamento e rinegoziare anche quello esistente; ma comprendendo tale negoziazione come un pacchetto completo, non facendo trattative separate.
L'obiettivo è quello di ridurre l'onere finanziario dei rimborsi dei debiti precedenti prorogando i termini o ottenendo periodi di preammortamento per il rimborso (solo il pagamento degli interessi) e di ottenere nuove erogazioni di fondi che ci permettano di coprire il deficit di tesoreria.
La fase finale del piano finanziario consiste nel disporre di sistemi e strumenti che ci permettano di controllare il flusso di cassa in ogni momento. La nostra analisi, per quanto esaustiva possa essere stata, potrà essere costantemente modificata, perché gli eventi non si verificheranno nei tempi o negli importi previsti, potranno verificarsi eventi imprevisti, fatture non pagate da clienti che non avevamo considerato... Pertanto, il monitoraggio dell'evoluzione del flusso di cassa deve essere effettuato sistematicamente.
Dobbiamo disporre di sistemi di controllo che ci consentano di essere costantemente informati degli imprevisti o del mancato rispetto delle previsioni nel più breve tempo possibile e ci forniscano strumenti che ci permettano di visualizzare gli effetti che queste deviazioni hanno su tutti i nostri flussi di cassa, che ci permettano di reagire con tempo sufficiente per la loro risoluzione.
Non dobbiamo dimenticare che le vendite e gli acquisti hanno una dinamica, ma gli incassi e i pagamenti hanno una dinamica diversa e i pagamenti non possono essere effettuati con le vendite; i pagamenti vengono effettuati con gli incassi.
In CEDEC è chiaro che la diagnosi, la pianificazione e il controllo siano gli assi essenziali di tutta la gestione aziendale, in ogni momento, ma in tempi di crisi, questo, è ancora più importante, pertanto il controllo della tesoreria è vitale per i nostri piani affinché le nostre strategie possano essere realizzate.
Nella prossima pubblicazione analizzeremo la preparazione dei piani di emergenza per finalizzare il piano generale per il rilancio, post COVID19.
Team di direzione CEDEC
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