Et après ? La planification post-covid-19

Depuis un peu plus d'un mois et demi, nous avons fait des commentaires et élaboré des plans pour prévenir les effets du COVID-19, mais qu'allons-nous faire ensuite ? Comment allons-nous aborder le retour à l'activité ?

Il est vrai que les urgences liées à l'arrêt de l'activité ont mobilisé tous les efforts et toutes les énergies des entrepreneurs, qui se sont attachés d'abord à protéger leur personnel, puis à soutenir leurs processus de production ou de prestation de services, à s'assurer que leur trésorerie serait en mesure de couvrir leurs engagements ou à les reporter, à gérer le crédit avec leurs clients, à analyser les aides publiques et à essayer d'en tirer profit ; bref, à faire face à l'avalanche de problèmes ou de risques qui se sont présentés.

Il est maintenant temps de penser à l'après, à la reprise de l'activité et à la manière de la concrétiser.
Dans ce document, nous proposons quelques points de réflexion qui devraient faire partie du processus de préparation du plan de sortie de crise.

Nous proposons de préparer ce plan en cinq phases : 

(1) examen des effets de la crise sur chaque entreprise individuelle, 
(2) analyse des effets prévisibles de la crise au moment de la reprise de l'activité,
(3) plan de reprise et d'activité, 
(4) plan de financement des coûts de reprise de l'activité et 
(5) plans d'urgence pour d'éventuelles distorsions du plan prévu.

Tout d'abord, chaque entrepreneur doit analyser en profondeur les effets de la crise sur son entreprise. Il ne s'agit pas seulement de l'arrêt de l'activité elle-même ; mais aussi des éventuels problèmes d'approvisionnement, ceux qui ont pu être subis par les clients habituels, les circonstances qui ont rendu le télétravail possible (ou impossible) ... Bref, tout ce qui a pu se produire en plus de l'arrêt obligatoire de l'activité qui a été un problème pour le développement normal de l'activité.

Des plans immédiats doivent être mis en place pour couvrir ces effets. Peut-être devrons-nous chercher d'autres fournisseurs, peut-être devrons-nous contacter nos clients pour savoir quels sont leurs plans et dans quelle situation ils se trouvent, en agissant en conséquence ; créer les conditions du télétravail, ... Bref, tous les problèmes que la crise a générés doivent faire l'objet de plans pour en surmonter les impacts, si possible, avant de reprendre le travail.

Dans l'analyse d’impact au moment de la reprise de l'activité, il faut considérer les situations internes de l'entreprise, les plans de sécurité et de risques du travail qui permettent de garantir la santé du personnel, les possibles incidences dérivées du point précédent (problèmes d'approvisionnement, difficultés des clients,...), les possibles difficultés de déplacement du personnel, les obstacles ou l'impossibilité de réaliser des voyages (si c'est nécessaire), et en général, toute circonstance ou difficulté qui peut impacter la situation de reprise des activités, non seulement pour la propre entreprise mais aussi pour nos clients et fournisseurs, collaborateurs,...

Le plan de reprise doit comporter la planification nécessaire des moments ou des circonstances dans lesquels les collaborateurs de la société seront réintégrés et à quel rythme, le tout en fonction des besoins et des conclusions tirées des deux points précédents. Si leur réintégration doit être progressive, il convient de se mettre d’accord avec le personnel : soit de poser des congés, soit de proposer le chômage partiel afin que la réintégration du personnel des fonctions support n'entraîne pas de surcoûts insupportables.

Le plan de financement doit tenir compte des conclusions des points précédents et de leurs coûts, en calculant le chiffre d'affaires possible et sa valeur ajoutée, de manière à garantir dans tous les cas la solvabilité financière et la capacité de l'entreprise à faire face à ses dettes. Le plan de financement doit prévoir les éventuels crédits à demander, les possibles reports d'engagements de paiement et, en général, toutes les mesures qui permettent d’assurer la capacité financière de l'entreprise à tout moment à un coût acceptable.

Enfin, des plans de continuité doivent être établis, acceptant que nos prévisions puissent échouer, et nous devons être prêts à agir lorsque ces plans échouent, en nous adaptant si nécessaire aux circonstances possibles qui se présentent.

En bref, nous devons être très agiles et nous préparer à des situations imprévues, en essayant d’avoir toujours un plan de rechange et en faisant de l'analyse systématique un exercice essentiel dans cette phase de rétablissement.

Il est temps de se préparer activement pour faire face aux situations qui se présentent, avec planification et prévoyance. Nous vous encourageons à faire ces exercices, qui vous aideront à voir votre entreprise dans un contexte complètement nouveau, où l'anticipation est plus importante que jamais.