¿Cómo mejorar la eficiencia laboral?

Cuando nos referimos al concepto de eficiencia laboral, hablamos de la capacidad que un equipo de trabajo tiene por cumplir con las tareas asignadas, en el menor tiempo posible y con el menor consumo de recursos que se pueda. Mejorar este aspecto en las organizaciones es posible. Aunque no podamos aprovechar al 100 % cada jornada laboral, sí que hemos de conseguir reducir al máximo aquellas actividades que no aporten valor a nuestro trabajo.

La eficiencia laboral es imprescindible para que las empresas puedan lograr los objetivos establecidos. Un aspecto que, en CEDEC, consultoría de Organización Estratégica líder en Europa en gestión, dirección y organización de empresas, consideramos de vital importancia para el desarrollo de cualquier tipo de organización, sin importar el tamaño, y que pueda alcanzar sus objetivos de rentabilidad.

Así, en el fondo se trata de ayudar a que los trabajadores cumplan con sus labores de forma inteligente, organizada y coordinada, sin que eso implique que deban trabajar más horas. En pocas palabras, optimizar el tiempo disponible para hacer mejor las cosas. 

Un primer paso para incrementar la eficiencia laboral es reducir las reuniones innecesarias. Ya sea de forma presencial o, más aún, en modalidad de teletrabajo, muchas veces nos vemos inmersos en reuniones poco productivas. Si hay un método más simple para transmitir información, debemos optar por su uso. Por ejemplo, un correo electrónico bien estructurado, puede llegar a suplir una reunión.

Para ello, es preciso no caer en errores y saber diferenciar correctamente entre los encuentros ineficientes y los productivos. Las reuniones son importantes, pero han de estar bien planificadas, con objetivos claros y duraciones preestablecidas. Para ello, se recomienda crear y compartir una agenda antes de la reunión y, tomar notas durante la reunión que se compartan posteriormente y que acaben transformándose en acciones concretas, con responsables de realizarlas y fechas de entrega.

También se debe priorizar el trabajo en función de aquellos objetivos clave. No todas las tareas son igual de importantes o de urgentes. Siempre hay proyectos que hay que priorizar por delante de otros, para lo que es básico tener los objetivos bien definidos. No hay que olvidar que los objetivos a corto plazo son la base para alcanzar los objetivos a largo plazo. Para ello, es importante establecer un orden de prioridades por medio de una hoja de ruta y que todos los equipos tengan una visión global del proyecto para que, cada uno, pueda diseñar su propia jerarquía de prioridades.

Otro aspecto al que hemos de prestar especial atención es la delegación de trabajo y su división. En este sentido, un equipo bien coordinado reparte las actividades de un proyecto entre sus miembros del modo más adecuado. Esto permite aprovechar las habilidades de cada uno, lo que acelera el cumplimiento de los objetivos. Por ejemplo, es una equivocación cargar a un empleado con mucho trabajo por muy bien que éste lo desarrolle. Por muy responsable y laborioso que sea, le costará sacarlo adelante y terminará provocando tensiones y retrasos.

Para ello, habrá que saber eliminar, retrasar, delegar o reducir el trabajo con más baja prioridad. Es recomendable repartir el trabajo antes de comenzar un proyecto. Es en este momento, cuando las reuniones de equipo son más importantes, pues sirven para establecer los objetivos, las tareas prioritarias y los tiempos de ejecución. Así, cada integrante sabrá lo que tiene que hacer, lo que evitará malentendidos que lleven a pérdidas de tiempo. 

Además, la eficacia debe cimentarse en una buena comunicación y colaboración, en especial entre departamentos. Esto evita que aparezcan más contratiempos de los necesarios. De hecho, si las atribuciones de cada área no están bien delimitadas, es muy probable que se produzcan duplicidades. Podría darse el caso de varios equipos se encarguen de las mismas actividades, algo que provocaría retrasos.

En este sentido, la dirección de la empresa ha de conocer bien a su equipo humano y saber aprovechar las fortalezas de cada uno de ellos a la hora de asignar el trabajo. Todos los empleados son diferentes y tienen sus propias experiencias, fortalezas y debilidades que los convierten en miembros valiosos dentro de la organización. Hay que saber quién es mejor haciendo una tarea determinada o a quién le gusta hacer un trabajo por delante de otro. Al fin y al cabo, a todos nos gustan unos trabajos más que otros, por lo que, siempre que se pueda, se ha de tener en cuenta este factor a la hora de distribuir tareas.

En definitiva, conseguir la eficiencia laboral es una cuestión de organización y revisión de las metodologías y procesos de la propia empresa para lograr un uso productivo del tiempo. En CEDEC, consultoría de Organización Estratégica Empresarial, recomendamos comprobar nuestros procesos con el objetivo de mejorar la forma en la que planificamos y llevamos a cabo los proyectos en la empresa. Sin duda, aspectos fundamentales para seguir avanzando hacia la Excelencia Empresarial.

¿Quieres saber como puedes mejorar la eficiencia laboral en tu empresa?

Contáctanos en: info@cedec.es y nosotros te acompañaremos en este proceso.